Management assistant (m/v/x)
Zorg jij ervoor dat planning, documenten en communicatie vlot verlopen? Ben je zeer polyvalent en gemotiveerd?
Dan is deze job als Management Assistant iets voor jou!
Als Management Assistant ben jij de administratieve spil van de dienst en zorg je ervoor dat alles gestructureerd, correct en vlot verloopt.- Je verzorgt de administratieve ondersteuning: je stelt documenten op, controleert ze op kwaliteit en zorgt voor een correcte opvolging.
- Je beheert agenda’s, vergaderingen en planning en zorgt dat alles praktisch goed georganiseerd is.
- Je fungeert als aanspreekpunt voor interne en externe contacten en zorgt voor heldere communicatie.
- Je ondersteunt de dienst bij rapportering, dossierbeheer en informatie-opvolging.
- Je organiseert en coördineert praktische en logistieke aspecten (vergaderingen, dienstreizen, onthaal van nieuwe collega’s).
- Je zorgt voor een gestructureerd beheer van gegevens en documenten, met oog voor kwaliteit, vertrouwelijkheid en discretie.
Dankzij jouw nauwkeurigheid, organisatievaardigheden en proactieve aanpak kan de dienst rekenen op een efficiënte en professionele ondersteuning.
Deze functie houdt een rechtstreeks en zichtbaar contact met het publiek in. In dit geval vereist de regelgeving (artikels 7 en 8 van het Koninklijk Besluit van 2 oktober 1937) dat het personeelslid geen enkel zichtbaar teken van religieuze, filosofische, politieke of vakbondsovertuigingen draagt om de openbare dienst op een neutrale manier te vertegenwoordigen tijdens deze contacten.
Op het moment van indiensttreding zal een uittreksel uit het strafregister worden opgevraagd van maximum 6 maanden oud dat zal toestaan om te evalueren of jouw gedrag in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking.
Om de functie te kunnen uitoefenen dient u te beschikken over een veiligheidsmachtiging op niveau GEHEIM of bereid zijn het onderwerp uit te maken van een veiligheidsonderzoek op dit niveau (Wet van 11 december 1998 betreffende de classificatie en de veiligheidsmachtigingen, veiligheidsattesten en veiligheidsadviezen).
Bijkomend zal je eveneens onderworpen worden aan een veiligheidsverificatie, vóór indiensttreding (wet van 11 december 1998 betreffende de classificatie en de veiligheidsmachtigingen, veiligheidsattesten en veiligheidsadviezen). Een positief veiligheidsadvies is noodzakelijk om de functie te mogen uitoefenen.Het weigeren van dit onderzoek of een negatief veiligheidsadvies zal leiden tot het beëindigen van de wervingsprocedure.
Heb je vragen over de jobinhoud?
Je vindt onze contactgegevens in de rubriek "meer info - contactpersonen".
Er zijn in totaal 2 vacante plaatsen bij de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking (Karmelietenstraat 15, 1000 Brussel):
- 1 plaats bij de Coördinatiecel en Secretariaat (SV0) van de Directie Sécurité-Veiligheid (SV).
- 1 plaats bij de Directie-generaal Ontwikkelingssamenwerking en Humanitaire hulp (DGD)
De directie is ook een belangrijke interface met de Belgische veiligheidsactoren (VSSE, Defensie met inbegrip van ADIV, NCCN, OCAD, ...) en coördineert de bijdrage van onze FOD binnen de Nationale Veiligheidsraad. Het werkt op een gecoördineerde manier en in nauwe samenwerking met alle directies en diensten van de FOD die bij diezelfde opdrachten betrokken zijn.
De Directie-generaal Ontwikkelingssamenwerking en Humanitaire Hulp (DGD) heeft als voornaamste doelstelling: duurzame menselijke ontwikkeling. Zij moet dit doel bereiken door de strijd tegen de armoede te voeren. Daarnaast wordt de publieke steun in België voor de Noord-Zuid solidariteit en voor het beleid van OS gestimuleerd.DGD ontwikkelt een collectieve visie op OS in dialoog met publieke actoren die een impact hebben op het ontwikkelingsbeleid, met de ontwikkelingsactoren die deelnemen aan de Belgische OS en met de Europese en internationale instellingen. DGD vertaalt deze visie naar strategische en operationele prioriteiten voor het hoofdkantoor en op het terrein.
De domeinen van DGD behoren rechtstreeks tot de bevoegdheid van de minister van Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking, Maxime Prévot, en is samengesteld uit de hieronder beschreven directies en diensten, ondersteund door D0 (incl.Algemene Zaken, Begroting, Controle, Resultaten, Data & transparantie)
- De Geografische directie (DGEO) richt zich op de opvolging van de bilaterale gouvernementele en niet-gouvernementele samenwerking (Enabel, ACNG). Het is gestructureerd op geografische basis, zodat elke landenexpert, in samenwerking met de diplomatieke posten, een overzicht kan houden en een constructieve dialoog kan voeren met de verschillende actoren op het terrein, partners van de Belgische samenwerking, die in een bepaald land aanwezig zijn. Het doel is om in elk land een strategische aanpak van de samenwerking te ontwikkelen, zodat elke actor op het terrein zijn toegevoegde waarde kan optimaliseren en vanuit die meerwaarde en complementariteit de dialoog kan voeren met de minister, de FOD, de posten en de partners.
- De Multilaterale en Thematische directie (D2) is verantwoordelijk voor de opvolging van de multilaterale samenwerking, de strategische definitie, het gebruik en de monitoring van de Belgische multilaterale en thematische ontwikkelingsinstrumenten (VN-agentschappen, ontwikkelingsbanken, Europese partnerschappen, private sector, maatschappijopbouw, sociale ontwikkeling, …) voor het behalen van ontwikkelingsresultaten.
- De directie Humanitaire hulp en transitie (D5) is verantwoordelijk voor het beleid en de financiering op vlak van humanitaire actie, en de thema’s fragiliteit, HDP-nexus en natuurlijke hulpbronnen.
- De directie Milieu en Klimaat (MD8) beheert, ontwikkelt en coördineert het buitenlands beleid op het stuk van milieu en duurzame ontwikkeling, en valt onder de gezamenlijke verantwoordelijkheid van de DGM en de DGD.
- De directie Migratie (D_Migration) en de Speciaal Gezant voor Migratie en Asiel voeren twee met elkaar verbonden opdrachten uit: (1) de gerichte én transversale opvolging van het thema migratie en ontwikkeling binnen de Belgische ontwikkelingssamenwerking; en (2) de coördinatie van de Belgische standpunten in dossiers die betrekking hebben op de externe, internationale aspecten van het migratiebeleid van België en de vertegenwoordiging van België in Europese en in internationale fora, processen en conferenties die binnen het mandaat van de Speciale Gezant vallen.
De FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking streeft naar een veilige, rechtvaardige en voorspoedige wereld.
Jouw profiel:
- Je hebt een bachelordiploma in het domein van Office Management of Organisatie en Management. Er is geen ervaring vereist.
- Je hebt een bachelordiploma en je hebt minimum 1 jaar ervaring in het domein "administratieve ondersteuning".
- Je hebt een diploma hoger secundair onderwijs en je hebt minimum 2 jaar ervaring in het domein "administratieve ondersteuning".
Een volledige beschrijving van de deelnemingsvoorwaarden en het functieprofiel kan je terugvinden in de functiebeschrijving.
In het kort:
- We screenen jouw diploma
- We screenen jouw ervaring
- Je legt twee testen op computer af bij FOD BOSA- Werkenvoor.be in Brussel (WTC III, Simon Bolivarlaan 30 bus 1, 1000 Brussel) .
- Je legt een interview af bij de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking in Brussel (Karmelietenstraat 15, 1000 Brussel).
Een volledige beschrijving van de procedure kan je terugvinden in de volledige functiebeschrijving.
Solliciteren? Vul je online-cv in en raadpleeg het volledige vacaturebericht om over alle nodige informatie te beschikken en je zo goed mogelijk voor te bereiden.
Our offer
Aanbod
Contract en graad
Je wordt aangeworven via een contract van bepaalde duur van minimum 12 maanden (met mogelijkheid tot verlenging mits positieve evaluatie) als Administratief deskundige (niveau B) met de bijhorende weddeschaal B1.
Loon
Minimum aanvangswedde: € 36.375,62 (bruto jaarsalaris, reeds aangepast aan de huidige index, reglementaire toelagen niet inbegrepen).
Via de salarissimulator kan je je bruto- en nettoloon berekenen door een aantal vragen te beantwoorden.
Voordelen
Als je terecht wil komen in een bruisende werkomgeving in hartje Brussel, omringd door groen en gezellige lunchadresjes, dan zit je goed bij de FOD Buitenlandse Zaken.
We bieden jou een boeiende job met impact op mens en maatschappij, met tal van voordelen:
- Goede balans tussen werk en privé
- glijdende werkuren in een 38-uren week.
- mogelijkheid tot telewerk
- 26 dagen verlof mogelijkheid tot 1 compensatiedag per maand (overuren)
- vrij tussen Kerst en Nieuwjaar
- kinderdagverblijf voor de opvang van je kind van 3 maanden tot 3 jaar
- gemakkelijk bereikbaar met het openbaar vervoer
- Talrijke ontwikkelingsmogelijkheden
- uitgebreid opleidings- en leeraanbod (te volgen tijdens de werkuren)
- uitgebreide loopbaankansen
- Financiële voordelen
- mogelijkheid tot het krijgen van een tweetaligheidspremie
- voordelige hospitalisatieverzekering
- aanvullend pensioenplan (tweede pijler)
- gratis woon-werkverkeer met het openbaar vervoer
- mogelijkheid om maaltijdcheques te krijgen
- mogelijkheid tot het krijgen van een telewerkpremie
- mogelijkheid om een fietsvergoeding te krijgen
- voordelen en interessante aanbiedingen via Benefits@Work
- allerlei sociale voordelen
- beschikken over een laptop
- bedrijfsrestaurant tegen democratische prijzen
- Daarnaast zijn er nog enkele andere specifieke voordelen/activiteiten
- sinterklaasgeschenk voor kinderen tussen 0 en 13 jaar
- geboortegeschenk
- de mogelijkheid om gratis eerstelijnsadvies in te winnen bij een advocaat
- een financiële tegemoetkoming in opvang en stages tijdens krokus-, paas-, zomer- en herfstvakantie
- jaarlijkse teambuildingactiviteit
- toegang tot een sportzaal met fitnesstoestellen
- toegang tot een ontspanningsruimte met leeshoek, pingpongtafel en tafelvoetbal
- toegang tot een “zen ruimte” met 2 massagezetels.
Ontdek alle informatie (extra premies en toelagen, ...) en voordelen over werken bij de federale overheid op de website van BOSA.
Hou je van administratieve ondersteuning, structuur aanbrengen en overzicht bewaren?Zorg jij ervoor dat planning, documenten en communicatie vlot verlopen? Ben je zeer polyvalent en gemotiveerd?
Dan is deze job als Management Assistant iets voor jou!
Als Management Assistant ben jij de administratieve spil van de dienst en zorg je ervoor dat alles gestructureerd, correct en vlot verloopt.- Je verzorgt de administratieve ondersteuning: je stelt documenten op, controleert ze op kwaliteit en zorgt voor een correcte opvolging.
- Je beheert agenda’s, vergaderingen en planning en zorgt dat alles praktisch goed georganiseerd is.
- Je fungeert als aanspreekpunt voor interne en externe contacten en zorgt voor heldere communicatie.
- Je ondersteunt de dienst bij rapportering, dossierbeheer en informatie-opvolging.
- Je organiseert en coördineert praktische en logistieke aspecten (vergaderingen, dienstreizen, onthaal van nieuwe collega’s).
- Je zorgt voor een gestructureerd beheer van gegevens en documenten, met oog voor kwaliteit, vertrouwelijkheid en discretie.
Dankzij jouw nauwkeurigheid, organisatievaardigheden en proactieve aanpak kan de dienst rekenen op een efficiënte en professionele ondersteuning.
Deze functie houdt een rechtstreeks en zichtbaar contact met het publiek in. In dit geval vereist de regelgeving (artikels 7 en 8 van het Koninklijk Besluit van 2 oktober 1937) dat het personeelslid geen enkel zichtbaar teken van religieuze, filosofische, politieke of vakbondsovertuigingen draagt om de openbare dienst op een neutrale manier te vertegenwoordigen tijdens deze contacten.
Op het moment van indiensttreding zal een uittreksel uit het strafregister worden opgevraagd van maximum 6 maanden oud dat zal toestaan om te evalueren of jouw gedrag in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking.
Om de functie te kunnen uitoefenen dient u te beschikken over een veiligheidsmachtiging op niveau GEHEIM of bereid zijn het onderwerp uit te maken van een veiligheidsonderzoek op dit niveau (Wet van 11 december 1998 betreffende de classificatie en de veiligheidsmachtigingen, veiligheidsattesten en veiligheidsadviezen).
Bijkomend zal je eveneens onderworpen worden aan een veiligheidsverificatie, vóór indiensttreding (wet van 11 december 1998 betreffende de classificatie en de veiligheidsmachtigingen, veiligheidsattesten en veiligheidsadviezen). Een positief veiligheidsadvies is noodzakelijk om de functie te mogen uitoefenen.Het weigeren van dit onderzoek of een negatief veiligheidsadvies zal leiden tot het beëindigen van de wervingsprocedure.
Heb je vragen over de jobinhoud?
Je vindt onze contactgegevens in de rubriek "meer info - contactpersonen".
Er zijn in totaal 2 vacante plaatsen bij de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking (Karmelietenstraat 15, 1000 Brussel):
- 1 plaats bij de Coördinatiecel en Secretariaat (SV0) van de Directie Sécurité-Veiligheid (SV).
- 1 plaats bij de Directie-generaal Ontwikkelingssamenwerking en Humanitaire hulp (DGD)
De directie is ook een belangrijke interface met de Belgische veiligheidsactoren (VSSE, Defensie met inbegrip van ADIV, NCCN, OCAD, ...) en coördineert de bijdrage van onze FOD binnen de Nationale Veiligheidsraad. Het werkt op een gecoördineerde manier en in nauwe samenwerking met alle directies en diensten van de FOD die bij diezelfde opdrachten betrokken zijn.
De Directie-generaal Ontwikkelingssamenwerking en Humanitaire Hulp (DGD) heeft als voornaamste doelstelling: duurzame menselijke ontwikkeling. Zij moet dit doel bereiken door de strijd tegen de armoede te voeren. Daarnaast wordt de publieke steun in België voor de Noord-Zuid solidariteit en voor het beleid van OS gestimuleerd.DGD ontwikkelt een collectieve visie op OS in dialoog met publieke actoren die een impact hebben op het ontwikkelingsbeleid, met de ontwikkelingsactoren die deelnemen aan de Belgische OS en met de Europese en internationale instellingen. DGD vertaalt deze visie naar strategische en operationele prioriteiten voor het hoofdkantoor en op het terrein.
De domeinen van DGD behoren rechtstreeks tot de bevoegdheid van de minister van Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking, Maxime Prévot, en is samengesteld uit de hieronder beschreven directies en diensten, ondersteund door D0 (incl.Algemene Zaken, Begroting, Controle, Resultaten, Data & transparantie)
- De Geografische directie (DGEO) richt zich op de opvolging van de bilaterale gouvernementele en niet-gouvernementele samenwerking (Enabel, ACNG). Het is gestructureerd op geografische basis, zodat elke landenexpert, in samenwerking met de diplomatieke posten, een overzicht kan houden en een constructieve dialoog kan voeren met de verschillende actoren op het terrein, partners van de Belgische samenwerking, die in een bepaald land aanwezig zijn. Het doel is om in elk land een strategische aanpak van de samenwerking te ontwikkelen, zodat elke actor op het terrein zijn toegevoegde waarde kan optimaliseren en vanuit die meerwaarde en complementariteit de dialoog kan voeren met de minister, de FOD, de posten en de partners.
- De Multilaterale en Thematische directie (D2) is verantwoordelijk voor de opvolging van de multilaterale samenwerking, de strategische definitie, het gebruik en de monitoring van de Belgische multilaterale en thematische ontwikkelingsinstrumenten (VN-agentschappen, ontwikkelingsbanken, Europese partnerschappen, private sector, maatschappijopbouw, sociale ontwikkeling, …) voor het behalen van ontwikkelingsresultaten.
- De directie Humanitaire hulp en transitie (D5) is verantwoordelijk voor het beleid en de financiering op vlak van humanitaire actie, en de thema’s fragiliteit, HDP-nexus en natuurlijke hulpbronnen.
- De directie Milieu en Klimaat (MD8) beheert, ontwikkelt en coördineert het buitenlands beleid op het stuk van milieu en duurzame ontwikkeling, en valt onder de gezamenlijke verantwoordelijkheid van de DGM en de DGD.
- De directie Migratie (D_Migration) en de Speciaal Gezant voor Migratie en Asiel voeren twee met elkaar verbonden opdrachten uit: (1) de gerichte én transversale opvolging van het thema migratie en ontwikkeling binnen de Belgische ontwikkelingssamenwerking; en (2) de coördinatie van de Belgische standpunten in dossiers die betrekking hebben op de externe, internationale aspecten van het migratiebeleid van België en de vertegenwoordiging van België in Europese en in internationale fora, processen en conferenties die binnen het mandaat van de Speciale Gezant vallen.
De FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking streeft naar een veilige, rechtvaardige en voorspoedige wereld.
Gedragscompetenties- Kritisch denken: Informatie aftoetsen en beoordelen op basis van redelijke en logische criteria om weloverwogen beslissingen te nemen:
- Eenvoudige informatie behandelen en samenvatten
- Communiceren: Informatie, meningen en ideeën overbrengen en uitwisselen en daarvoor de stijl en de communicatiekanalen kiezen die zijn aangepast aan de context en de doelgroep:
- Meningen delen en gepast communiceren
- Oplossingsgericht zijn: Problemen positief benaderen en oplossingen voorstellen en uitvoeren:
- Oplossingen implementeren in functie van continue verbetering
- Klantgericht zijn: Vertrekken vanuit het standpunt van de klanten, hun verwachtingen en noden begrijpen en zorgen voor een optimale dienstverlening:
- De klanten begeleiden
- Wendbaar zijn: Je open en flexibel opstellen en je aanpassen in een professionele context die snel evolueert:
- Meewerken aan verandering
Deze vacante functie maakt deel uit van de functiefamilie Ondersteuners en is van het niveau B.
Je vindt op de pagina Competenties meer informatie over de functiefamilies, de geëvalueerde competenties en hun beheersingsniveaus.
Vaardigheden- Je beschikt over goede administratieve vaardigheden.
Een goede motivatie is eveneens belangrijk. (X2)
Opgelet! Jouw motivatie wordt als erg belangrijk voor de job beschouwd en weegt harder door in de eindscore.
Indien je motivatie niet voldoet aan het vereiste niveau, kan je voor deze selectie niet slagen.
Niet vereist, wel een troef- Je bent zeer polyvalent, flexibel en stressbestendig en werkt oplossingsgericht.
- Je gaat uiterst discreet om met vertrouwelijke en gevoelige informatie.
- Je hebt interesse in de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking, haar missies en haar taken.
- Je hebt een goede kennis van de gebruikelijke informaticatools (SharePoint, Outlook, Word, Excel,…).
- Je zal werken in een meertalige omgeving. Een goede kennis van het Frans en kennis van het Engels is dan ook een troef.
Jouw profiel:
- Je hebt een bachelordiploma in het domein van Office Management of Organisatie en Management. Er is geen ervaring vereist.
- Je hebt een bachelordiploma en je hebt minimum 1 jaar ervaring in het domein "administratieve ondersteuning".
- Je hebt een diploma hoger secundair onderwijs en je hebt minimum 2 jaar ervaring in het domein "administratieve ondersteuning".
Een volledige beschrijving van de deelnemingsvoorwaarden en het functieprofiel kan je terugvinden in de functiebeschrijving.
Vereist diploma op de uiterste inschrijvingsdatum:
OPTIE 1 - zonder ervaring- Diploma van het hoger onderwijs (bv. graduaat, professionele bachelor, uitgereikt door een Belgische hogeschool, na minimaal 2 of 3 jaar studie in één van de volgende studierichtingen: Office Management of Organisatie en Management.
- Diploma van het hoger onderwijs van het korte type (basisopleiding van één cyclus, bv: graduaat, professionele bachelor) met volledig leerplan of voor sociale promotie.
- Diploma van kandidaat/academische bachelor uitgereikt na een cyclus van tenminste twee jaar studie.
- Getuigschrift na het slagen voor de eerste twee studiejaren van de Koninklijke Militaire School.
- Diploma van zeevaartonderwijs van de hogere cyclus of van hoger kunst- of technisch onderwijs van de 3de, 2de of 1ste graad met volledig leerplan.
- Diploma van meetkundig schatter van onroerende goederen, van mijnmeter of van technisch ingenieur.
- Diploma van Bachelor Na Bachelor van tenminste 60 studiepunten uitgereikt door een universiteit of een hogeschool.
- Diploma van Graduaatsopleiding van het Hoger Beroepsonderwijs van niveau 5 (afgekort HBO5) van tenminste 120 studiepunten uitgereikt door het Vlaamse Gemeenschap.
- Getuigschrift uitgereikt na het slagen "met vrucht" van een zesde leerjaar van het secundair onderwijs met volledig leerplan (algemeen, technisch, beroepssecundair onderwijs, duaal leren, buitengewoon onderwijs).
- getuigschrift van hoger secundair onderwijs (algemeen, technisch, beroepssecundair onderwijs, duaal leren, buitengewoon onderwijs) of bekwaamheidsdiploma dat toegang verleent tot het hoger onderwijs.
- diploma uitgereikt na het slagen voor het examen bedoeld in art. 5 van de wetten op het toekennen van de academische graden.
- Diploma of getuigschrift van het hoger secundair onderwijs voor sociale promotie, afgeleverd na een cyclus van tenminste zevenhonderd vijftig lestijden.
- Beroepscertificeringen van niveau 3 of 4 van de Vlaamse Kwalificatiestructuur (VKS, CFC of KDG).
Je kan ook deelnemen als je een vroeger behaald diploma hebt, dat gelijkgesteld wordt met één van de vermelde diploma’s.
Als je jouw diploma behaald hebt in een ander land dan België of in een andere taal dan het Nederlands, bekijk dan op onze website de opties voor deelname.
Solliciteer je voor een functie in een andere taal dan die van je diploma? Let dan goed op, want in sommige gevallen moet je aantonen dat je die taal beheerst door te slagen voor een taaltest! Schrijf je zo snel mogelijk in voor de vereiste test, want het behalen van een taalcertificaat is een voorwaarde voor de selectie.Controleer of dit op jou van toepassing is door de informatie over 'buitenlands diploma of diploma in een andere taal' te raadplegen.
Laad je diploma op in het gedeelte “cv” in je online account op het moment van inschrijving. Doe je dit niet, dan kan je niet deelnemen aan de selectieprocedure.
Ben je laatstejaarsstudent van het academiejaar 2025-2026?
Dan kan je deelnemen aan de selectie onder voorbehoud via OPTIE 1.Laad je inschrijvingsbewijs met duidelijke vermelding van studiejaar, academiejaar en afstudeerrichting op in jouw online account.
Als je slaagt, kan je wel pas in dienst treden als je het vereiste diploma hebt behaald en je dit hebt opgeladen in jouw online account.
Vereiste ervaring op de uiterste inschrijvingsdatum:
OPTIE 1 - geen ervaring
OPTIE 2 - 1 jaar ervaring
Een relevante professionele ervaring van minstens 1 jaar in het domein van administratieve ondersteuning, verdeeld over ten minste 3 van onderstaande taken:
- Agendabeheer van een hiërarchische meerdere of een team
- Beheer van inkomende en uitgaande mail- en briefwisseling
- Contactpersoon voor interne en externe klanten
- Klasseer- en archiveerwerk op papier en digitaal
- Organisatie van evenementen
- Organisatie van vergaderingen
OPTIE 3 - 2 jaar ervaring
Een relevante professionele ervaring van minstens 2 jaar in het domein van administratieve ondersteuning, verdeeld over ten minste 3 van onderstaande taken:
- Agendabeheer van een hiërarchische meerdere of een team
- Beheer van inkomende en uitgaande mail- en briefwisseling
- Contactpersoon voor interne en externe klanten
- Klasseer- en archiveerwerk op papier en digitaal
- Organisatie van evenementen
- Organisatie van vergaderingen
Vul je online-cv volledig aan in het Nederlands in de rubriek "Werkervaring" van jouw online account, voor de uiterste inschrijvingsdatum.
Indien je ten laatste op de uiterste inschrijvingsdatum niet aan bovenstaande formele deelnemingsvoorwaarden voldoet, kan er met je kandidatuur geen rekening worden gehouden.
Contract en graad
Je wordt aangeworven via een contract van bepaalde duur van minimum 12 maanden (met mogelijkheid tot verlenging mits positieve evaluatie) als Administratief deskundige (niveau B) met de bijhorende weddeschaal B1.
Loon
Minimum aanvangswedde: € 36.375,62 (bruto jaarsalaris, reeds aangepast aan de huidige index, reglementaire toelagen niet inbegrepen).
Via de salarissimulator kan je je bruto- en nettoloon berekenen door een aantal vragen te beantwoorden.
Voordelen
Als je terecht wil komen in een bruisende werkomgeving in hartje Brussel, omringd door groen en gezellige lunchadresjes, dan zit je goed bij de FOD Buitenlandse Zaken.
We bieden jou een boeiende job met impact op mens en maatschappij, met tal van voordelen:
- Goede balans tussen werk en privé
- glijdende werkuren in een 38-uren week.
- mogelijkheid tot telewerk
- 26 dagen verlof mogelijkheid tot 1 compensatiedag per maand (overuren)
- vrij tussen Kerst en Nieuwjaar
- kinderdagverblijf voor de opvang van je kind van 3 maanden tot 3 jaar
- gemakkelijk bereikbaar met het openbaar vervoer
- Talrijke ontwikkelingsmogelijkheden
- uitgebreid opleidings- en leeraanbod (te volgen tijdens de werkuren)
- uitgebreide loopbaankansen
- Financiële voordelen
- mogelijkheid tot het krijgen van een tweetaligheidspremie
- voordelige hospitalisatieverzekering
- aanvullend pensioenplan (tweede pijler)
- gratis woon-werkverkeer met het openbaar vervoer
- mogelijkheid om maaltijdcheques te krijgen
- mogelijkheid tot het krijgen van een telewerkpremie
- mogelijkheid om een fietsvergoeding te krijgen
- voordelen en interessante aanbiedingen via Benefits@Work
- allerlei sociale voordelen
- beschikken over een laptop
- bedrijfsrestaurant tegen democratische prijzen
- Daarnaast zijn er nog enkele andere specifieke voordelen/activiteiten
- sinterklaasgeschenk voor kinderen tussen 0 en 13 jaar
- geboortegeschenk
- de mogelijkheid om gratis eerstelijnsadvies in te winnen bij een advocaat
- een financiële tegemoetkoming in opvang en stages tijdens krokus-, paas-, zomer- en herfstvakantie
- jaarlijkse teambuildingactiviteit
- toegang tot een sportzaal met fitnesstoestellen
- toegang tot een ontspanningsruimte met leeshoek, pingpongtafel en tafelvoetbal
- toegang tot een “zen ruimte” met 2 massagezetels.
Ontdek alle informatie (extra premies en toelagen, ...) en voordelen over werken bij de federale overheid op de website van BOSA.
Als je geslaagd bent voor deze selectie, moet je – om in dienst te kunnen treden – op de datum van indiensttreding:
- Belg zijn of burger van een ander land behorende tot de Europese Economische Ruimte (of gelijkgestelde burger onder bepaalde voorwaarden) of burger van Zwitserland.
- de burgerlijke en politieke rechten genieten.
- een gedrag hebben dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking.
- je niet persoonlijk in een toestand van belangenconflict bevinden.
- niet ontslagen zijn geweest wegens dringende reden of ambtshalve ontslagen zijn geweest uit je ambt of afgezet zijn geweest ten gevolge van een tuchtprocedure in de aanwervende federale dienst te rekenen vanaf drie jaar na de ontslagbeslissing of na de definitieve uitspraak van de tuchtstraf.
- Je ontving een positief veiligheidsadvies na een veiligheidsonderzoek.
- Je beschikt over een veiligheidsmachtiging op niveau geheim of je dient een veiligheidsonderzoek voor dit niveau te ondergaan.
In het kort:
- We screenen jouw diploma
- We screenen jouw ervaring
- Je legt twee testen op computer af bij FOD BOSA- Werkenvoor.be in Brussel (WTC III, Simon Bolivarlaan 30 bus 1, 1000 Brussel) .
- Je legt een interview af bij de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking in Brussel (Karmelietenstraat 15, 1000 Brussel).
Een volledige beschrijving van de procedure kan je terugvinden in de volledige functiebeschrijving.
Aangezien de neutraliteitsplicht een essentieel onderdeel is van de functie, wordt dit besproken tijdens het interview (cf. artikels 7 en 8 van het Koninklijk Besluit van 2 oktober 1937).
Opgelet:
- Raadpleeg regelmatig het tabblad ‘Mijn screeningsprocedures’ in je online account om na te gaan of de inschrijvingsperiode voor de proeven al dan niet open staat.
- De testen kunnen in fysieke aanwezigheid (face-to-face) of op afstand (via videocall) georganiseerd worden. Deze informatie wordt bij elke stap aangegeven.
- Je inschrijven voor een proef kan enkel tijdens de inschrijvingsperiode zoals weergegeven in het veld ‘Mijn screeningsprocedures’. Wanneer je niet bent ingeschreven voor het einde van de inschrijvingsperiode, kan voor deze selectie geen rekening meer worden gehouden met je kandidatuur.
- Als je niet aanwezig kan zijn voor de sessie waarvoor je ingeschreven bent, dan moet je je ten laatste één uur voor de start van de test uitschrijven. Echter, om organisatorische redenen, willen we je vragen om je uiterlijk de dag voor de proef uit te schrijven. Je doet dit door in je online-account te klikken op de annulatie-link die je net naast de door jou gekozen datum kan vinden. Vervolgens kan je je inschrijven voor een andere sessie, als er nog andere sessies beschikbaar zijn.
- Ervaar je problemen bij het inschrijven voor een test, neem dan contact op met de contactpersoon voor de selectieprocedure (zie rubriek “Contact”) . Doe dit zo snel mogelijk en uiterlijk binnen de twee werkdagen vóór de datum van de test.
- We houden voor het vervolg van de procedure geen rekening met je kandidatuur als je je voor een test niet inschrijft en/of als je afwezig bent.
- Als je niet geslaagd bent voor een bepaalde stap, stopt de procedure en word je niet uitgenodigd voor eventuele volgende testen van dezelfde selectie.
Gelijke kansen en redelijke aanpassingen:
De Federale overheid voert een actief diversiteitsbeleid.
Heb je een handicap, een leerstoornis of een ziekte? Dan kom je mogelijks in aanmerking voor een aanpassing van de selectieprocedure. Zie onze pagina over redelijke aanpassingen voor meer info.
Mogelijke voorzieningen voor personen die zwanger zijn of die borstvoeding geven:
Ben je zwanger of geef je borstvoeding? Ook dan kan je mogelijk voorzieningen aanvragen. Meer info vind je op deze pagina over gelijke kansen.
Stap 1: Screening van diploma
Je wordt alleen toegelaten tot de selectie als je beschikt over het vereiste diploma. De screening hiervan gebeurt op basis van de op te laden documenten (zie ‘Deelnemingsvoorwaarden’) in jouw online account op de uiterste inschrijvingsdatum.
Stap 2: Screening van vereiste ervaring
Je wordt alleen toegelaten tot de selectie als je over de vereiste relevante professionele ervaring beschikt. De screening van de ervaring gebeurt op basis van je cv zoals het is ingevuld in jouw online account op de uiterste inschrijvingsdatum.We houden bij deze screening geen rekening met eventuele documenten die opgeladen zijn in het gedeelte “Mijn extra's” van jouw online account.
Waarop moet je letten?
Vul het cv in in het Nederlands. Cv’s in andere talen worden niet gescreend.Besteed voldoende aandacht aan de beschrijving van de werkervaring in het cv. Onze selectieverantwoordelijken gebruiken deze informatie voor de kwalitatieve cv-screening.
Ook gesolliciteerd voor een Franstalige selectie?
Geef dan in je online-cv onder ‘Werkervaring -> Aanpassen’ de info in het veld ‘Beschrijf nauwkeurig de verschillende taken en verantwoordelijkheden van de job’ ook in het Frans in.Te weinig plaats in dat veld? Tik dan de verdere info in de volgende twee velden (‘Beschrijf wat je geleerd hebt in de job’ en ‘Waarom van job veranderen’) onder een titeltje: 'Vervolg taken en verantwoordelijkheden'. Vermeld onderaan in het eerder ingevulde veld van de taken en verantwoordelijkheden in welk veld je de verdere info getikt hebt.
Stap 3: Specifieke screening - PC (+/- 2u25)
Via twee PC testen: een dossiertest en een administratieve vaardigheidstest worden volgende competenties of vaardigheden gemeten:
- Kritisch denken: Informatie aftoetsen en beoordelen op basis van redelijke en logische criteria om weloverwogen beslissingen te nemen:
- Eenvoudige informatie behandelen en samenvatten
- Oplossingsgericht zijn: Problemen positief benaderen en oplossingen voorstellen en uitvoeren:
- Oplossingen implementeren in functie van continue verbetering
- Je beschikt over goede administratieve vaardigheden.
Deze proef zal plaatsvinden in de tweede helft van mei 2026 (onder voorbehoud) bij FOD BOSA - Werkenvoor.be in Brussel (WTC III, Simon Bolivarlaan 30 bus 1, 1000 Brussel).
Via het postvak 'Mijn berichten en taken' in je online account kan je je inschrijven voor de proef. Je kan alleen maar inschrijven als je geslaagd bent voor de vorige stap.Kies online uit de mogelijke testmomenten de dag en het uur om de test af te leggen. Je wacht best niet tot het laatste ogenblik om in te schrijven voor de test, want je loopt dan het risico dat er geen plaats meer is.
Je bent voor deze test geslaagd als je ten minste 50 punten op 100 behaalt (voor elk van deze twee testen).
Rekening houdend met het aantal jobs, worden enkel de eerste 8 geslaagden toegelaten tot de volgende proef. Bij gelijkheid van punten, kan dit aantal verhoogd worden in het voordeel van de kandidaat.
Stap 4: Specifieke screening - Interview (+/- 1u )
Het interview evalueert of je gedragscompetenties zie rubriek ‘Competenties’) overeenkomen met de jobvereisten. Er worden ook vragen gesteld over je motivatie, je interesse en je voeling met het werkterrein.
Je cv in je online account wordt gebruikt als bijkomende informatie voor het interview.
Je bent geslaagd als je ten minste 50 punten op 100 behaalt.
Deze proef zal plaatsvinden in de eerste helft van juni 2026 (onder voorbehoud) bij de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking in Brussel (Karmelietenstraat 15, 1000 Brussel).
Via het postvak 'Mijn berichten en taken' in je online account kan je zelf online inschrijven voor de proef. Je kan alleen maar inschrijven als je geslaagd bent voor de vorige stap. Kies online uit de mogelijke testmomenten de dag en het uur om de test af te leggen.Je wacht best niet tot het laatste ogenblik om in te schrijven voor de test, want je loopt dan het risico dat er geen plaats meer is.
Als je geslaagd bent?
Je wordt opgenomen op de lijst van geslaagden als je slaagt in Stap 4 - Specifieke Screening - Interview.
Als je niet onmiddellijk aan de slag kan, kom je op een lijst terecht waaruit geput kan worden telkens er een plaats vrij is voor deze functie.
Hoelang blijft deze lijst geldig?
Er wordt een lijst met alle geslaagden opgesteld, die 1 jaar geldig blijft.
Bijkomende screening
Als deze of een andere organisatie een gelijkaardig profiel zoekt, kunnen zij hiervoor beroep doen op deze lijst. Afhankelijk van je resultaat word je uitgenodigd voor een bijkomende proef, die vaak bestaat uit een interview. Het is mogelijk dat er hierbij extra diploma- en/of ervaringsvoorwaarden gevraagd worden.
Voorrangsregels voor personen met een handicap
Federale overheidsinstellingen die het quotum van 3% nog niet hebben behaald, zijn verplicht om voorrang te geven aan de personen met een handicap die geslaagd zijn voor de selectie. Deze voorrang geldt enkel op jouw vraag en als je een attest hebt waardoor je erkend bent als 'persoon met een handicap'.Meer informatie over voorrang voor personen met een handicap vind je op onze website.
Arbeidspostaanpassingen
Heb je een handicap en wil je gebruik maken van arbeidspostaanpassingen? Dan kan je dat aanvragen op het moment van aanwerving. Meer info vind je op onze pagina Arbeidspostaanpassingen.
Solliciteren? Vul je online-cv in en raadpleeg het volledige vacaturebericht om over alle nodige informatie te beschikken en je zo goed mogelijk voor te bereiden.
Je kan solliciteren tot en met 8 mei 2026.
Je moet online solliciteren via je online account. We screenen het cv dat op de uiterste inschrijvingsdatum in je online account zit. We screenen ook je diploma dat je moet opladen op het moment van inschrijving.
Je kan niet solliciteren via fax of e-mail.
Diploma opladen
Je kan je diploma in je online-cv opladen (vóór de uiterste inschrijvingsdatum) in PDF, DOC, DOCX, JPG of TIF-formaat. Het bestand mag niet groter zijn dan 8 MB. Lukt het niet om het diploma op te laden, dan mag je een kopie opsturen naar de contactpersoon selectieprocedure (zie 'Contactpersonen').Vermeld je rijksregisternummer, naam, voornaam en de code van de job.
Ben je laatstejaarsstudent?
Laad dan je inschrijvingsbewijs op met duidelijke vermelding van studiejaar, academiejaar en afstudeerrichting voor de uiterste inschrijvingsdatum.
Testen en resultaten
Alle informatie over het concrete verloop van de procedure, je resultaten en de volgende stappen vind je terug in je online account.
Je online account is de enige plaats waar deze informatie volledig betrouwbaar gecentraliseerd wordt. Check je online account dus regelmatig om alle belangrijke informatie over je sollicitaties te vinden.
Feedback over jouw resultaten?
Na elke screeningsstap kan je een motivering van jouw resultaten bekomen. Voor sommige testen verschijnt dit automatisch in je online account, voor andere kan je het aanvragen via de contactpersoon voor de procedure.
Vragen rond de testen en scoring?
Op onze website kan je terecht voor meer info over het verloop van de testen en over hoe je je kan voorbereiden.
Je vindt er ook meer uitleg over de scoring van onze testen.
Niet tevreden over de selectieprocedure?
Dien hier jouw klacht in.
Solliciteren?- Lees de volledige functiebeschrijving
- Check de deelnemingsvoorwaarden
- Vervolledig je online cv en laad je diploma’s op
- Solliciteer ten laatste op 08/05/2026
- Je kan niet solliciteren per e-mail
Solliciteren
Gelijke kansen voor iedereen!
De federale overheid wil de diversiteit van de maatschappij weerspiegelen en streeft naar inclusie door iedereen de kans geven hun potentieel te verwezenlijken.
Ontdek onze initiatieven inzake gelijke kansen en toegang tot werk.
Heb je een handicap, een leerstoornis of een ziekte? Dan kan je vragen om een redelijke aanpassing van onze selectieprocedure zodat ook jij je talenten kan tonen.
Solliciteren?- Lees de volledige functiebeschrijving
- Check de deelnemingsvoorwaarden
- Vervolledig je online cv en laad je diploma’s op
- Solliciteer ten laatste op 08/05/2026
- Je kan niet solliciteren per e-mail
Solliciteren
Gelijke kansen voor iedereen!
De federale overheid wil de diversiteit van de maatschappij weerspiegelen en streeft naar inclusie door iedereen de kans geven hun potentieel te verwezenlijken.
Ontdek onze initiatieven inzake gelijke kansen en toegang tot werk.
Heb je een handicap, een leerstoornis of een ziekte? Dan kan je vragen om een redelijke aanpassing van onze selectieprocedure zodat ook jij je talenten kan tonen.
Op de hoogte blijven van onze vacatures?
Heb je een vraag voor onze diensten?