Assistant·e administratif·ve et logistique (F/H/X)

• Site principal : Louvain-la-Neuve
• Contrat à temps partiel (80%), pour une durée indéterminée
• Entrée en fonction : dès que possible

Contexte / Mission

La mission principale consiste à assurer un support administratif et logistique principalement au Service des études du Patrimoine immobilier et au Directeur ADPI.

Cette mission s’exerce sous la responsabilité hiérarchique du directeur de l’ADPI et sous la responsabilité fonctionnelle du responsable SEPI pour les missions qui lui incombent.

Fonction

Volet accueil et secrétariat :

• Fonction de secrétariat : gestion d’agendas, organisation de réunions (ordres du jour, PV), relais entre la direction ADPI et les Autorités (dont les Cabinets de la Rectrice et de l’Administratrice Générale), gestion et rédaction de courriers, gestion des bases de données, des échéanciers, des licences, des affiliations, assurances, de la rédaction des clauses des cahiers des charges ….
• Fonction d’accueil (à partager avec les autres secrétaires de service)

Volet support administratif :

• Support au Directeur ADPI : procédures de recrutement, tenue à jour de la base de données des membres de l’ADPI, participation aux réunions de Staff de l’Administration et aux réunions inter-administrations avec rédaction de PV, organisation et gestion du classement des dossiers, gestion du greffe, ...
• Support au service SEPI : participation active à la constitution de dossiers de permis (urbanisme, environnement). Aide lors de la rédaction des marchés, de la réception des offres de prix, aide pour l’organisation des visites préalables aux remises des offres. Appui en matière de communication institutionnelle interne pour les besoins du service….
• Support administratif spécifique aux cellules Urbanisme, Conception, Programmation, Energie & Environnement, Signalisation, chacune dans leurs spécialités.

Volet support logistique au service SEPI et à chacune de ses cellules et notamment :

• A la cellule de programmation : gestion du calendrier des lieux de replis, visite de lieux, gestion des clés, …
• A la cellule de signalisation : gestion et suivi des demandes, planification,
• A la cellule de conception : visites des bâtiments aux entreprises, lors des appels d’offre, gestion des cautions, ….

Cette description de fonction n’est pas exhaustive et est susceptible d’évoluer en fonction des besoins de l'Institution et/ou des compétences du/de la titulaire.

• Diplôme de niveau bachelier (ou graduat) en secrétariat ou diplôme de niveau bachelier avec expérience équivalente
• Maîtrise parfaite (orale et écrite) de la langue française
• Connaître et maîtriser le contexte professionnel et institutionnel
• Maîtriser parfaitement les outils bureautiques standards & spécifiques
• La maîtrise de certains outils informatiques UCLouvain (Success Factors, Sharepoint….) constitue un atout
• Communication écrite : compétence rédactionnelle, orthographe, syntaxe, …
• Forte capacité multitâches et bonne résistance face à l’imprévu
• Gestion du stress (échéances spécifiques / continuité du service ; pics d’activités avec échéances)
• Autonomie
• Formation continue
• Discrétion absolue

Seules les candidatures dont le niveau de diplôme est en adéquation avec celui fixé dans l'offre d'emploi pourront être prises en considération.