International Student Exchange Coordinator (F/H/X)

• Site principal : Louvain-la-Neuve
• Contrat à temps partiel (50%) pour une durée déterminée (jusqu'au 30/11/2025)
• Entrée en fonction : dès que possible, àpd du 18/08/2025

Contexte / Mission

Ce poste est destiné à couvrir des absences pour maladie des personnes dans le service international de la Louvain School of Management (LSM), pendant la période chargée de la rentrée 2025. Il s'agit d'une excellente opportunité pour une personne qui souhaite travailler avec des étudiant·es internationaux·ales.

Fonction

Le/la titulaire assurera, au sein de l’équipe internationale et en collaboration étroite avec l’International Exchange Advisor, les missions suivantes :

• En collaboration avec l'International Exchange Advisor :
• via la plateforme digitale Mobility Online, mise à jour des supports d’information à envoyer aux étudiant·es d’échange IN et aux universités partenaires ;
• vérification des contrats d’études des étudiant·es d’échange ;
• accueil des étudiant·es d'échange : présentation de l’organisation des études à la LSM lors de la séance d’accueil, gestion des cas particuliers, animation d’un atelier d’aide informatique aux 1ères démarches
• Suivi des étudiant·es d'échange annoncés par leur université via Mobility Online : confirmation acceptation, suivi des dossiers et encodage ; envoi des informations, procédures visa et orientation logement.
• Personne-ressource avant et tout au long du parcours de l’étudiant·e d’échange IN, contacts avec les coordinateurs·trices d'échange des universités partenaires et facilitateur·trice des contacts entre l’étudiant·e d’échange et l’UCLouvain.
• Suivi des inscriptions aux cours et examens en collaboration avec le/la Head of International Office :
• organisation des exceptions (lien entre étudiant·es d’échange IN, professeur·es et universités) ;
• organisation des examens pris à distance.
• Vérification des notes et envoi du bulletin des étudiant·es d’échange aux universités partenaires.
• Suivi qualité :
• mise à jour des pages internet LSM ;
• mise à jour de la base de données de contacts pour les universités partenaires ;
• envoi des données de flux d'étudiant·es d'échange à le/la Head of International Office à la fin de chaque semestre.

Cette description de fonction n’est pas exhaustive et est susceptible d’évoluer en fonction des besoins de l'entité.

• Diplôme de niveau bachelier (graduat)
• Maîtrise des outils informatiques bureautiques (excel, word, outlook,…) et intérêt et facilité à acquérir la maîtrise d’autres logiciels (EPC, OSIS, FMpro,…)
• Maîtrise de l’anglais et du français (niveau C1 minimum) parlé et écrit
• Disponibilité, capacité de communication et sens du contact développé
• Sens des responsabilités, fiabilité et rigueur
• Respect des procédures
• Capacité à travailler en équipe
• Très bonne gestion du temps et des priorités
• Autonomie, polyvalence et proactivité

Seules les candidatures dont le niveau de diplôme est en adéquation avec celui fixé dans l'offre d'emploi pourront être prises en considération.