Management assistant

Voor één van de grootste rederijen ter wereld gelegen in de Antwerpse haven zoeken we een management assistant met ca. 5j ervaring. Jij bent verantwoordelijk voor het bieden van administratieve ondersteuning aan de directieleden, zodat zij zich optimaal kunnen focussen op hun dagelijkse taken.

• key responsibilities
• Je beheert de complexe agenda's van directieleden op strategisch niveau, waarbij je prioriteiten stelt en deadlines bewaakt.
• Je bent het eerste aanspreekpunt voor correspondentie en communicatie en filtert inkomende verzoeken, zowel intern als extern.
• Je bereidt vergaderingen voor, volgt ze op en behandelt vertrouwelijke dossiers en notuleert.
• Je leest documenten en presentaties kritisch na en geeft eerste feedback.
• Je organiseert reizen, vergaderingen en evenementen tot in detail.
• Je bent verantwoordelijk voor het operationeel beheer van het wagenpark (country fleet).
• Je verzorgt de administratieve verwerking van facturen en biedt algemene ondersteuning.
• Je speelt een actieve rol in het creëren van een professioneel en goed georganiseerd directiesecretariaat, inclusief het in orde brengen van vergaderruimtes.
• Je ontvangt bezoekers op een representatieve manier en zorgt voor een vlotte ontvangst.
• experience

• qualifications
• Je hebt minstens vijf jaar relevante ervaring in een uitdagende ondersteunende functie.
• Je bent communicatief sterk, zowel mondeling als schriftelijk, en je kan je goed uitdrukken in het Engels.
• Je bent gewend om te gaan met gevoelige informatie en begrijpt hoe belangrijk discretie is.
• Je werkt zelfstandig, neemt initiatief en denkt strategisch mee met het management.
• Je bent geïnteresseerd in internationale organisaties en wil graag meer leren over onze activiteiten, werkwijzen en sector.
• Ervaring in de maritieme of logistieke sector is handig, maar niet noodzakelijk. We zoeken iemand die snel leert en dossiers goed kan doorgronden.
• Je begrijpt snel interne documenten en kan deze op een verstandige en discrete manier beoordelen.
• Je kan goed omgaan met hoge verwachtingen en complexe situaties, en blijft kalm onder druk.
• Je bent zowel tactvol als doortastend en behoudt het overzicht in een dynamische omgeving.
• Je bent flexibel en bereid om praktische taken op te pakken, zoals het voorbereiden van vergaderingen of het aanpassen van planningen.
• Je spreekt vloeiend Nederlands en Engels, en Frans is een pluspunt.

• education
• Bachelors or equivalent

share this job.