[ref. d33737821] Gestionnaire administratif·ve - Accueil et Support (F/H/X)

• Site principal : Bruxelles (Woluwe)
• Contrat à temps partiel (80%) pour une durée déterminée (contrat de remplacement)
• Pas de télétravail possible car fonction d'accueil à bureau ouvert.
• Entrée en fonction : dès que possible

Contexte / Mission

A Woluwé, l’équipe est composée de 8 personnes.

La fonction s’exerce sous la responsabilité de la directrice d’AIDE.

1. Accueil :

• Accueillir la demande étudiante dans un continuum : accueil, analyse, évaluation, orientation ;
• Première ligne téléphonique du service ;
• Gestion des agendas pour toutes les équipes.

1. Support aux missions de l’équipe santé :

• Ouverture administrative des dossiers médicaux ;
• Informations aux étudiants dans le cadre des bilans de santé ;
• Participation aux actions de dépistages MST ;
• Soutien administratif dans le cadre des étudiants stagiaires ;
• Soutien administratif et à l’accueil de « Pack en bloque » ;
• Commandes des fournitures, laboratoire, etc.

1. Secrétariat général :

• Caisse et comptabilité ;
• Organisation de la distribution des supports d’information aux étudiants ;
• Accueil des nouveaux collègues (facilitation des démarches administratives) ;
• Gestion des locaux : organisation du nettoyage, de la maintenance, des fournitures ;
• Gestion administrative des jobistes (engagement, formation).

1. Support à l’équipe sociale:

• Information de première ligne ;
• Support administratif (encodage, courriers, logistique documents) ;
• Soutien au Service des jobs.

1. Support à l’équipe animation :

• Location des salles : information, relais, orientation vers les ressources ;
• Relais d’information, orientation vers des ressources ;
• Support administratif aux projets et commissions.

Cette description de fonction n’est pas exhaustive et est susceptible d’évoluer en fonction des besoins de l'entité.

• Diplôme de niveau bachelier professionnalisant.
• Connaissance des outils bureautiques et informatiques courants.
• Bonne connaissance de l’anglais (min.B2.)
• Capacités organisationnelles.
• Autonomie, anticipation, pro-activité.
• Souplesse, disponibilité.
• Capacités d’accueil, d’écoute et relationnelle.
• Fibre sociale : ouverture, respect, équité, impartialité.
• Discrétion, confidentialité, déontologie, respect du secret professionnel.
• Sens du service à l’équipe, capacité de travailler en concertation.
• La connaissance du réseau UCLouvain et du site de Woluwé sont des atouts.

Seules les candidatures dont le niveau de diplôme est en adéquation avec celui fixé dans l'offre d'emploi pourront être prises en considération.