Reception officer

Ben jij een gastvrije professional met oog voor detail en een talent voor organisatie?

Haal jij voldoening uit het ondersteunen van collega's en het verwelkomen van bezoekers? Dan hebben wij dé uitdaging voor jou!

Onze klant is op zoek naar een enthousiaste reception officer om het team te versterken en de eerste indruk van hun bedrijf optimaal te maken.

Als reception officer ben jij het gezicht en het aanspreekpunt van de firma.

Je zorgt voor een vlotte verwerking van inkomende communicatie, ontvangt bezoekers professioneel en ondersteunt administratieve processen.

• key responsibilities

• Beantwoorden van diverse vragen omtrent bestellingen en reserveringen.
• Registratie van nieuwe klanten en de juiste contactpersoon doorverbinden.
• Mails doornemen, beoordelen en correct doorsturen naar de juiste dienst of contactpersoon.
• Altijd streven naar een correcte en snelle oplossing voor de oproeper of mailer.

• Bezoekers hartelijk ontvangen en begeleiden naar de juiste vergaderzaal.
• Collega’s informeren over de aankomst van hun bezoek.

• Reservaties strikt opvolgen en zorgen voor een nette en goed uitgeruste vergaderzaal volgens aanvraag.

• Post filteren en per afdeling sorteren.
• Pakjes correct ontvangen en bezorgen bij de juiste collega’s.
• Verzendingen voorbereiden en opvolgen.

• Voorbereidende administratieve taken ter ondersteuning van andere diensten.
• Het boeken van vluchten/trein en hotels.
• Reservatie van restaurants.
• Afspraken inplannen.

• Een luisterend oor bieden aan collega’s en discretie bewaren bij gevoelige informatie.
• Regelmatig versnaperingen afbakken voor intern gebruik.
• De inkomzone netjes houden voor een goede eerste indruk.
• skills
• Nederlands
• Kantoormanagement
• Algemene Kantoorvaardigheden
• Secretariële Ervaring
• Professionele Uitstraling
• Frans
• Engels
• qualifications
• Ervaring in een onthaalfunctie is een must.
• Klantvriendelijke en servicegerichte instelling.
• Goede organisatorische vaardigheden en stressbestendigheid.
• Vlotte communicatie in het Nederlands en Frans. Kennis Engels is een plus.
• Zelfstandigheid en proactieve werkhouding.
• Kennis van administratieve software en systemen is een meerwaarde.
• education
• Bachelors or equivalent

share this job.