Responsable administratif (-ve)

Description de fonction

Pour une entreprise dans le secteur automobile, nous recherchons un(e) responsable administratif (-ve).

En tant que responsable administratif(ve) des ventes, vous travaillerez en binôme avec les conseillers commerciaux et prendrez en charge les différentes étapes administratives du processus de vente, allant de la création des dossiers clients jusqu’à la livraison physique et administrative des véhicules neufs et d’occasions, en passant par la création des bons de commande et la facturation client.

Vos responsabilités :

• Gestion des dossiers de vente de véhicules neufs et d’occasion : encodage des bons de commande, suivi des documents internes, communication avec les équipes commerciales pour la gestion du stock et des commandes
• Classement et digitalisation des dossiers de ventes
• Encodage des véhicules dans les systèmes informatiques adéquats (iReach, Fastback, Dealerportal)
• Facturation des véhicules aux clients
• Suivi des paiements : vérification des paiements des ventes, remboursements des surplus, si nécessaire
• Vérification et gestion des demandes d’incentives liées aux ventes des véhicules
• Coordination des livraisons de véhicules : prise de contact avec les clients, planification des livraisons, mise à jour du planning, organisation des contrôles techniques
• Suivi des commandes de véhicules et d’accessoires, liées aux dossiers de vente
• Gestion des retails pour les véhicules neufs de KIA
• Gestion administrative du parc de véhicules : immatriculations, arrêts de véhicules, suivi des documents
• Assurer le lien entre les départements vente et après-vente du Groupe au niveau de la préparation des ordres de travail, des commandes d’accessoires et de la gestion du planning du préparateur automobile
• Assister le conseiller commercial dans toutes autres tâches administratives nécessaires à la bonne gestion des ventes de véhicules des marques du Groupe : KIA, Suzuki et Isuzu

• Connaissance de base de la fiscalité (amortissements, avantages en nature, etc.)
• Disposez d’une première expérience réussie en tant qu’aide administrative ou secrétaire commerciale au sein d’une concession automobile
• Expérience d’utilisation des logiciels Dealerportal, iReach et Fastback est un énorme plus
• Compétences en communication et relation clients
• Grande capacité d’organisation et de planification, avec une aisance à utiliser les logiciels tels qu’Excel ou MS Office
• Capacité à travailler de manière autonome, tout en respectant les procédures

• Une rémunération fixe et barémique,
• Des formations régulières pour rester à la pointe de la technologie,
• Des chèques-repas d’une valeur de 7 € par jour presté,
• Un environnement de travail familiale, moderne et en constante évolution offrant de nouvelles opportunités,
• Une équipe expérimentée, solidaire et motivée pour vous supporter dans l’atteinte de vos objectifs.