Onthaalmedewerker

FUNCTIEOMSCHRIJVING

Voor Provincie Oost-Vlaanderen zijn we op zoek naar een onthaalmedewerker (m/v/x). Je staat in voor:

1. Onthaal en verder helpen van de klanten in het klantencentrum zodat die zo correct en volledig mogelijk geïnformeerd zijn:

• beantwoorden van de vragen van de klanten en verstrekken van informatie
• proactief aanspreken van bezoekers
• wegwijs maken van de klanten in het bezoekerscentrum
• bezoekers doorverwijzen naar de correcte locaties in het gebouw
• begeleiden van klanten naar het midoffice
• beheer en balieverkoop van affiche- en foldermateriaal, merchandisingproducten, …

1. Verwerken van telefonische en elektronische vragen zodat de klant zo snel mogelijk de correcte informatie verkrijgt:

• correct toepassen van de regels van klantvriendelijke telefonie en correspondentie
• correct doorverbinden van een telefonische oproep
• een boodschap noteren en doorgeven indien de klant daarom vraagt
• opvolgen van de informatie die de klant opvraagt
• meedenken rond klantgerichte oplossingen binnen de geldende regels en procedures.

1. Instaan voor allerlei operationeel ondersteunende, administratieve, praktische of logistieke taken zodat de front office van het provinciehuis vlot draait:

• verzorgen van allerlei schriftelijke communicatie (brieven, mailings,…)
• aanpassen van (digitale) signalisatie
• meehelpen bij het beheer van de vergaderzalen
• bestellen van materiaal
• zorg dragen voor de presentatie van het klantencentrum
• toezien op de goede werking van IT en multimediatoepassingen in het klanten- en bezoekcentrum
• nazien van documenten, formulieren, facturen,…

1. Instaan voor een optimale informatiedoorstroming zodat iedereen in de organisatie over correcte info beschikt:

• verwerken van alle klantenvragen in het CRM/CMS systeem
• up to date houden van de FAQ op basis van de klantenvragen
• formuleren van suggesties of aanbrengen van verbeter initiatieven die kunnen bijdragen tot een betere, klantgerichte dienstverlening
• signaleren van onregelmatigheden, defecten, klachten,… die al dan niet direct met de eigen taakuitvoering te maken hebben.

• Je bent in het bezit van een hoger secundair onderwijs diploma.
• Je handelt klantgericht en je bent communicatief.
• Je hebt een eerste ervaring in een gelijkaardige functie.
• Je bent administratief onderlegd.

AANBOD

Tijdelijk contract via interim tot minstens 27/1/2026.

Plaats tewerkstelling: Provinciehuis, Charles de Kerchovelaan 189, 9000 Gent.

Voltijds contract van 38u per week. Je werkt tussen 8 en 19u met een beurtrol, 7,6u per dag.

Verloning volgens C niveau waarbij relevante werkervaring meegenomen kan worden in de loonbrekening.

BEDRIJFSINFO

Provincie Oost-Vlaanderen.