Office & management support specialist

Voor de faculteit Sociale Wetenschappen en Solvay Business School, vakgroep

Communicatiewetenschappen, zijn wij op zoek naar een Office & Management Support Specialist.

Je start met een tijdelijk contract, maar dit is verlengbaar mits positieve evaluatie met zelfs kans op een contract van onbepaalde duur.

Deze functie is ingebed binnen de administratieve

ondersteuning van onderzoeksgroep SMIT, één van de twee onderzoeksgroepen

van het Departement Communicatiewetenschappen (de andere onderzoeksgroep is

ECHO). Binnen de onderzoeksgroep SMIT werkt u op dagelijkse basis samen met

met 2 directe collega’s. Bij ECHO met 1 directe collega’s. Daarnaast sluit u ook aan

• key responsibilities

Als Office & Management Support Specialist ben je verantwoordelijk voor een breed scala aan taken, waaronder:

Front Office & Receptie:

• Fungeren als het eerste aanspreekpunt en zorgen voor een gastvrije ontvangst van bezoekers.
• Dagelijkse receptiewerkzaamheden voor de onderzoeksgroepen.
• Efficiënt afhandelen van telefonische en digitale communicatie.

Facilitair Beheer:

• Verantwoordelijkheid voor het onderhoud en beheer van gedeelde kantoorruimtes.
• Zorgdragen voor een professionele en aangename werkomgeving.
• Coördinatie van facilitaire zaken en contact met leveranciers.

Evenementen & Planning:

• Ondersteuning bieden bij het plannen en organiseren van diverse evenementen (zowel intern als extern).
• Beheer van agenda's en planningen.
• Logistieke coördinatie voor bijeenkomsten en activiteiten.

Financieel-Administratieve Ondersteuning:

• Plaatsen van bestellingen en inkoopondersteuning.
• Verantwoordelijkheid voor de financiële administratie van de front office.
• Op termijn: assisteren van administratief personeel bij financiële rapportages.
• experience

• qualifications
• Een proactieve en oplossingsgerichte instelling.
• Een hands-on mentaliteit, veerkrachtig en flexibel.
• Uitstekende communicatieve vaardigheden.
• Representatief en gastvrij, met een sterke teamgeest en betrokkenheid.
• Sterke organisatorische en planningsvaardigheden.
• Je kunt zelfstandig werken binnen een teamverband.
• Dagelijkse aanwezigheid op kantoor is essentieel.
• Idealiter beschik je over een eerste werkervaring in een vergelijkbare omgeving.
• Je hebt minimaal een professionele Bachelor opleiding afgerond.

share this job.