[ref. b3029720] Administratief en financieel medewerker bij cMACS

Je neemt daarnaast een actieve en proactieve rol op in het beheren en opvolgen van projecten en draagt bij aan de verdere professionalisering van de administratieve processen binnen de eenheid.

Je takenpakket:

• Financiële ondersteuning in SAP: bestellingen plaatsen, leveranciersfacturen verwerken, opvolgen van beroeps- en reisonkosten.
• Eerste aanspreekpunt voor medewerkers bij administratieve en financiële vragen.
• Proactieve ondersteuning bij projectadministratie, o.a. verzamelen en aanleveren van gegevens voor projectaanvragen (bijv. EU, FWO, VLAIO), bewaken van deadlines, opvolgen van rapporteringen en voorbereiden van audits.
• Mee opzetten en stroomlijnen van administratieve procedures (zoals projectbeheer, onkostendeclaraties, logistiek voor projectmeetings) en deze breed communiceren binnen de eenheid.
• Algemene administratieve ondersteuning van de eenheid.
• Onderhoud en actualisatie van de afdelingswebsite.
• Logistieke en administratieve ondersteuning bij vergaderingen, workshops en events (planning, reservaties, voorbereiding documenten, verslaggeving).
• Signaleren van knelpunten en doen van verbetervoorstellen in overleg met de Beheerder en ZAP-verantwoordelijken.
• We beogen een deeltijdse tewerkstelling (60–80%) met mogelijkheid tot voltijdse invulling in een contract van onbepaalde duur.
• Ben je onmiddellijk inzetbaar in alle opdrachten van deze functie dan start je in graad 5. Beloftevolle kandidaten die nog niet alle opdrachten meteen kunnen opnemen of nog een specifiek opleidingstraject moeten doorlopen starten in graad 4.
• Extralegale voordelen zoals hospitalisatieverzekering, groepsverzekering, bijkomende verlofdagen, gratis openbaar vervoer of fietsvergoeding, mogelijkheid tot telewerk.
• Een aangename werkomgeving in een internationaal topteam met maatschappelijke impact.
• Je beschikt over een bachelordiploma of bent gelijkwaardig door ervaring in een administratieve en/of financiële functie.
• Je hebt praktische ervaring met SAP of bent bereid je hierin snel in te werken.
• Je hebt een uitstekende kennis van het Nederlands en een goede kennis van het Engels (mondeling en schriftelijk), aangezien veel communicatie en documentatie in het Engels verloopt.
• Je werkt vlot met Outlook, Word en Excel; kennis van webbeheer is een pluspunt.
• Je bent communicatief, klantgericht en discreet.
• Je werkt nauwkeurig, zelfstandig én graag in team.
• Je hebt een flexibele en proactieve ingesteldheid, neemt initiatief en kan goed plannen en prioriteren.
• Je bent in staat om administratieve processen zelfstandig op te zetten en te beheren en voelt je verantwoordelijk voor een correcte opvolging van deadlines en projectdoelstellingen.