Administrative Assistant - Aide Administrative

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The European School Brussels I (EEBI) – Uccle site - is recruiting an:

ADMINISTRATIVE ASSISTANT (M/F)

One-year fixed-term contract - part-time (50%)

Pupils are taught in twelve main language sections. Our School aims to offer innovative and inclusive teaching programmes that achieve excellent academic results. Information about the European Schools in general is available at https://www.eursc.eu/en

JOB DESCRIPTION AND MAIN TASKS

Reporting to the Deputy Director of Finance and Administration, the administrative assistant will be responsible for the following tasks:

• Assisting with personnel files (digitisation, archiving, filing, posting, certificates, etc.);
• Assisting with administrative, HR and accounting processes linked to the HR department (including digitisation);
• Preparing meeting rooms and tidying up;
• Maintaining photocopiers and managing stock;
• Any other tasks related to the role, as required by the departments.

• At least a bachelor's degree in secretarial studies, administration, business information systems or an equivalent field, or relevant professional experience, any IT qualification will be considered an asset;
• At least 5 years' experience in a similar position;
• Similar professional experience in another European School is a strong asset;
• Excellent command of French and English, knowledge of another European language would be an asset;
• Excellent command of Microsoft 365 environment (Outlook, Excel, Teams, Sharepoint, Forms etc.), data-driven mindset;
• Excellent communication skills in a demanding multilingual context;
• Attention to detail, precision and rigour;
• Discretion and respect for confidentiality;
• Flexible organisation and respect for deadlines;
• Resistance to stress and dynamism;
• Autonomy and ability to work as part of a team;
• Enthusiastic and eager to learn;
• Proactivity and initiative.

• Start date: as soon as possible from 1st October 2026 onwards;
• End of contract: 30th September 2027;
• Location: Brussels, Belgium;
• Part-time position (50%);
• A monthly gross salary between 1.626,58 and 2.445,69 euros for a half-time (the exact grade and step will be determined based on the relevant professional experience);
• A one-year fixed-term contract subject to Belgian legislation in its social and fiscal provisions and according to the Regulations of the Administrative and Ancillary Staff (AAS)
• A multicultural and stimulating work environment;
• A varied job with many contacts.

To apply, please send the following documents by 23:59 on 16th August 2026 (in one single PDF file) to UCC-RECRUITMENT@eursc.eu, with the reference "Admin + surname + first name":

o Certificates and Diplomas;

Candidates are also invited to submit any additional documents they consider useful, such as a letter of recommendation or a recent assessment.

Deadline for submission of applications: 16th August 2026 at 11.59 pm.

Please note, that only the candidates who have completed all the steps above within the deadline will be considered as eligible.

Candidates invited to the interview will be contacted by e-mail. Candidates who have not received a response by 31 October 2026 may consider that their application could not be accepted.

Shortlisted candidates must provide a criminal record extract (model 596-2 - for access to an education-related activity in Belgium or any other similar document for another country of origin) at the interview.

Please note that the selected candidate must register with the Belgian commune (Belgian NISS) before the entry into service, be eligible to work in Belgium (work permit and administrative availability if needed) and that this contract is subject to Belgian tax.

Please consult our privacy statement for our policy on the processing of personal data in connection with recruitment: https://www.eeb1.com/app/uploads/2018/12/2018-03-D-23-en- 3.pdf

Link to the European Schools website: www.eursc.eu

Link to the website of the European School Brussels I: http://www.eeb1.com

L'École européenne de Bruxelles I (EEBI) – site d'Uccle – recrute un(e) :

AIDE ADMINISTRATIVE (H/F)

contrat à durée déterminée d’un an - temps partiel (50%)

L'enseignement est dispensé dans douze sections linguistiques principales. Notre école a pour objectif de proposer des programmes pédagogiques innovants et inclusifs permettant d’obtenir d’excellents résultats scolaires. Des informations générales sur les Écoles européennes sont disponibles sur https://www.eursc.eu/en

DESCRIPTION DE LA FONCTION ET TÂCHES PRINCIPALES

Sous l’autorité hiérarchique du Directeur Adjoint Finance et Administration, l’aide administrative se verra confier les tâches suivantes :

• Contribution aux dossiers personnels (digitalisation, archivage, classement, envoi, attestations, etc.) ;
• Contribution aux processus administratifs, RH et comptables en lien avec le service RH (y compris leur digitalisation)
• Préparation des salles de réunions et rangement ;
• Maintenance des photocopieuses et gestion du stock ;
• Toute autre tâche liée à la fonction d’après les besoins des services.

• Au minimum un bachelier en secrétariat, administration, gestion, informatique de gestion ou domaine équivalent, ou expérience professionnelle pertinente ; toute qualification en informatique sera considérée comme un atout ;
• Au moins 5 ans d’expérience dans un poste similaire ;
• Une expérience professionnelle similaire au sein d’une autre École européenne constitue un atout majeur ;
• Excellente maîtrise du français et de l’anglais ; la connaissance d’une autre langue européenne serait un atout ;
• Excellente maîtrise de l'environnement Microsoft 365 (Outlook, Excel, Teams, SharePoint, Forms, etc.) ; esprit orienté données ;
• Excellentes compétences en communication dans un contexte multilingue exigeant ;
• Souci du détail, précision et rigueur ;
• Discrétion et respect de la confidentialité ;
• Flexibilité organisationnelle et respect des délais ;
• Résistance au stress et dynamisme ;
• Autonomie et capacité à travailler en équipe ;
• Enthousiasme et soif d'apprendre ;
• Proactivité et esprit d'initiative.

• Date de prise de fonction : dès que possible à partir du 1er octobre 2026 ;
• Fin du contrat : 30 septembre 2027 ;
• Lieu : Bruxelles, Belgique ;
• Poste à temps partiel (50%) ;
• Salaire mensuel brut entre 1.626,58 et 2.445,69 euros pour un poste à mi-temps (le grade et l'échelon exacts seront déterminés en fonction de l'expérience professionnelle pertinente) ;
• Un contrat d’un an à durée déterminé soumis à la législation belge dans ses dispositions sociales et fiscales et suivant le statut du Personnel Administratif et de Service (PAS) ;
• Un environnement de travail multiculturel et stimulant ;
• Un job varié avec de nombreux contacts.

Pour postuler, veuillez envoyer avant le 16 août 2026 à 23 h 59 les documents suivants (dans un seul fichier PDF) à l’adresse UCC-RECRUITMENT@eursc.eu, sous la référence « Admin + nom + prénom » :

o Certificats et diplômes ;

Les candidats sont également invités à joindre tout document supplémentaire qu’ils jugent utile, tel qu’une lettre de recommandation ou une évaluation récente.

Veuillez également remplir le formulaire suivant :Aide Administrative (H/F) - Administrative Assistant (M/F) – Fill out form

Date limite de dépôt des candidatures : le 16 août 2026 à 23 h 59.

Veuillez noter que seuls les candidats ayant effectué toutes les démarches ci-dessus dans les délais impartis seront considérés comme éligibles.

Les candidats convoqués à l'entretien seront contactés par e-mail. Les candidats n'ayant pas reçu de réponse au plus tard le 31 octobre 2026 peuvent considérer que leur candidature n'a pas été retenue.

Les candidats présélectionnés devront présenter, lors de l'entretien, un extrait de casier judiciaire (formulaire 596-2 – pour l'accès à une activité liée à l'enseignement en Belgique – ou tout autre document équivalent pour un autre pays d'origine).

Veuillez noter que le candidat retenu devra s'inscrire auprès de la commune belge (NISS belge) avant son entrée en fonction, être autorisé à travailler en Belgique (permis de travail et disponibilité administrative si nécessaire) et que ce contrat est soumis à l'impôt belge.

Veuillez consulter notre déclaration de confidentialité pour connaître notre politique en matière de traitement des données à caractère personnel dans le cadre du recrutement : https://www.eeb1.com/app/uploads/2018/12/2018-03-D-23-en- 3.pdf

Lien vers le site web des Écoles européennes : www.eursc.eu

Lien vers le site web de l'École européenne de Bruxelles I : http://www.eeb1.com