Secrétaire de direction
En tant que Centre Public d'Action Sociale (CPAS), nous sommes le bras social de notre commune, engagé à garantir à chacun une vie conforme à la dignité humaine. Notre mission fondamentale, ancrée dans la Constitution belge, consiste à assurer une aide sociale à toutes les familles et personnes qui en ont besoin.
Notre service public est ouvert à tous les résidents de la commune, reflétant notre croyance en l'égalité, la dignité et le respect pour tous. Nous aspirons à créer un environnement où chaque individu se sent valorisé et soutenu, indépendamment de sa situation.
Notre Centre Public d'Action Sociale compte aujourd’hui environs 360 travailleurs et offre un environnement de travail agréable. Merci de nous rejoindre dans notre mission commune pour bâtir une société plus juste et solidaire.
MISSION - SERVICE:
Le département Administration du CPAS de Saint Josse-ten-Noode, recherche un.e secrétaire de direction pour un contrat de remplacement à temps plein.Vous intégrerez une équipe dynamique au sein du secrétariat général et votre mission principale sera d’assister étroitement la Secrétaire Générale temporaire et le Président dans leurs fonctions. Vous jouerez un rôle central de soutien administratif, organisationnel et logistique au sein du secrétariat général.
HET OCMW VAN SINT-JOOST
Als Openbaar Centrum voor Maatschappelijke Actie (OCMW) zijn wij de sociale arm van onze gemeente. Onze missie, die verankerd is in de Belgische Grondwet, bestaat erin om sociale en financiële bijstand te verlenen aan alle gezinnen en personen in nood, zodat ze een menswaardig leven kunnen leiden.
Onze openbare dienstverlening staat open voor alle inwoners van de gemeente en weerspiegelt ons geloof in gelijkheid, waardigheid en respect voor iedereen. Als OCMW willen we een omgeving creëren waarin elke burger zich gewaardeerd en gesteund voelt, ongeacht zijn sociale en/of financiële situatie.
HET OCMW VAN SINT-JOOST-TEN-NODE
De Administratie van het OCMW Sint-Joost-ten-Noode is op zoek naar een directiesecretaresse voor een voltijds vervangingscontract.U maakt deel uit van een dynamisch team binnen het algemeen secretariaat en uw voornaamste taak bestaat erin de tijdelijke secretaris-generaal en de voorzitter nauw bij te staan in hun taken. U speelt een centrale administratieve, organisatorische en logistieke ondersteunende rol binnen het secretariaat-generaal.
Contrat : Temps plein - Contrat de remplacement
Secrétaire de direction - contrat de remplacement- temps pleinDirectiesecretaresse - voltijds vervangingscontract
TÂCHES :
- Recevoir les appels téléphoniques destinés à la Secrétaire Générale temporaire et y donner une première réponse ou les réorienter vers les services adéquats
- Gérer le courrier et l’agenda de la Secrétaire Générale temporaire et du Président
- Assurer la prise de notes et la rédaction de l’ordre du jour ainsi que du procès-verbal des réunions administratives
- Gérer les archives du secrétariat
- Rédiger des courriers
- Etre un support logistique : mailing, photocopie, classement, distribution du courrier interne et externe, préparation de salle de réunion, etc….
- Organiser des activités ponctuelles
- Faire des traductions ponctuelles (FR-NL)
- Gérer la facturation des GSM
- Assurer la gestion de l’économat : commande et suivi des fournitures et du matériel de bureau
- En cas de situations difficiles ou problématiques être en mesure de trouver des solutions ou, au moins, d’en proposer à la Secrétaire Générale temporaire
- Faire rapport à la Secrétaire Générale temporaire des difficultés constatées
PROFIL :
- Diplôme
- Expérience
- Langues
- Compétences comportementales attendues
o Proactivité et dynamisme
o Autonomie et bon travail en équipe
o Sens du service
o Adaptabilité
o Discrétion
- Compétences techniques liées à la fonction
o Rigueur et sens du détail
o Efficacité
o Polyvalence
o Respect du secret professionnel
- Techniques d’expression écrite et orale
o Bonne communication orale
o Bonne capacité rédactionnelle.o Capacité d’analyse et de synthèse.
- Applications bureautiques
o Maitrise des programmes d’Outlook, Office 365 (Word, Excel, Powerpoint,…)
OFFRE ET AVANTAGES:
- Contrat et barème
o Une échelle barémique B1 conforme aux barèmes des administrations locales de la Région Bruxelles-Capitale
- Horaire et congés
o Possibilité de récupération des heures supplémentaires prestées selon le niveau
o Minimum de 32 jours de congés par année de travail prestée
- Formation :
- Avantages financiers
o Chèques repas (8 € par jour presté)
o Transport en commun: Remboursement STIB à 100%
Remboursement De Lijn à 100% si domicile en Flandre Remboursement à 100% SNCB si domicile en dehors de Bruxelles
o Indemnité vélo possibleo Indemnité piéton possible
o Gratuité des soins à la Polyclinique du Centre - Jean Fontaine
o Prime de bilinguisme si réussite du test SELOR
o Prime de fin d’année
o Plan de pension complémentaire
o Chèque cadeau (40 euros/par an)
o Avantages via le Service Social Collectif (ex : primes, intervention dans les frais de santé, vacances à prix réduites et parcs d’attraction…)
o Possibilité de reprise d’ancienneté de maximum 6 ans pour le secteur privé et complète pour le secteur public et possibilité de parking
o TeletravailTélétravail possible de manière ponctuelle, en accord avec les besoins du service
OCMW – TAKEN VAN DE DIRECTIESECRETARESSE- Telefoontjes ontvangen die bestemd zijn voor de Secretaris-Generaal en deze beantwoorden of doorverwijzen naar de juiste diensten
- De post, elektronische post en agenda van de Secretaris-Generaal beheren
- Notuleren en opstellen van agenda's en notulen voor administratieve vergaderingen
- Het archief van het secretariaat beheren
- Correspondentie opstellen
- Logistieke ondersteuning bieden: mailen, fotokopiëren, klasseren, interne en externe post verdelen, vergaderzalen klaarmaken, enz....
- Organiseren van eenmalige activiteiten
- Eenmalige vertalingen maken (FR-NL)
- Beheren van de facturatie voor GSM
- Beheren van het economaat : kantoorbenodigheden bestellen en volgen
- In geval van moeilijke of problematische situaties, oplossingen vinden of op zijn minst oplossingen voorstellen aan de tijdelijke Secretaris-Generaal
- Rapporteren aan de tijdelijke Secretaris-Generaal over eventuele moeilijkheden.
- Diploma
- Ervaring
- Talen
- Verwachte gedragsvaardigheden
o Proactiviteit en dynamiek
o Autonomie en goed teamwerk
o Serviceminded
o Aanpassingsvermogen
o Discretie
- Technische vaardigheden met betrekking tot de functie
o Nauwkeurigheid en aandacht voor detail
o Efficiëntie
o Veelzijdigheid
o Respect voor beroepsgeheim
- Schriftelijke en mondeling uitdrukkingsvaardigheden
o Goede mondelinge uitdrukkingsvaardigheden
o Goede schrijfvaardigheden.o Vermogen om te analyseren en samen te vatten.
- Office-toepassingen
o Bedrevenheid in Outlook en Office 365-programma's (Word, Excel, Powerpoint, enz.)
OCMW – AANBIEDINGEN EN VOORDELEN- Contract en schaal
o Loonschaal (B1) in overeenstemming met de loonschalen van de lokale besturen in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest.
- Werktijden en vakantiedagen
- Opleiding
- Financiële voordelen
o Maaltijdcheques (€8 per gewerkte dag); o Openbaar vervoer; 100% terugbetaling door de MIVB.
100% terugbetaling door De Lijn indien woonachtig in Vlaanderen. 100% terugbetaling NMBS indien woonachtig buiten Brussel.
o Fietsvergoeding van 0,35 € per kilometer; o Voetgangersvergoeding van 0,23 € per kilometer; o Gratis behandeling in het medisch centrum Jean Fontaine; o Tweetaligheid bonus voor het behalen van de SELOR-test; o Eindejaarspremie; o Aanvullend pensioenplan; o Cadeaubon (40 euro/per jaar); o Voordelen via de Collectieve Sociale Dienst (bijv.
bonussen, bijdrage in ziektekosten, korting op vakanties en pretparken, enz., …)
o Mogelijkheid om anciënniteit tot 6 jaar terug te nemen voor de privésector en volledige anciënniteit voor de publieke sector.
o TelewerkenTelewerken is mogelijk op ad-hocbasis, in overeenstemming met de behoeften van de afdeling.
INTÉRESSÉ(E) ?
Envoyez votre candidature en français ou en néerlandais au service des ressources humaines à l’adresse mail : grh.cand@cpassjtn.irisnet.be
Votre candidature doit contenir les éléments suivants : Nom du poste dans l’objet de la candidature
CV à jour Lettre de motivation
Copie du diplôme requis (ou équivalence)
Les candidatures incomplètes ne seront pas traitées
Pour tout autre renseignement vous pouvez nous contacter au 02/220.29.19.
Diversité
Le CPAS de Saint-Josse-ten-Noode sélectionne les candidats sur base de leurs compétences et ne fait pas de distinction d’âge, de sexe, d’origine ethnique, de croyance, d’handicap ou de nationalité. Le CPAS de Saint-Josse-ten-Noode encourage les personnes en situation de handicap à postuler.Le CPAS de Saint-Josse-ten-Noode tiendra compte des éventuelles adaptations nécessaires tant en ce qui concerne la procédure de recrutement que du processus d’intégration au sein de l’administration.
GEÏNTERESSEERD?
Stuur uw sollicitatie in het Frans of Nederlands naar de afdeling Personeelszaken op het volgende e-mailadres: grh.cand@cpassjtn.irisnet.be
Uw sollicitatie moet de volgende informatie bevatten Functietitel vermelden in onderwerp
Recente CV
Motivatie brief
Kopie van het vereiste diploma (of gelijkwaardigheidsattest)
Onvolledige sollicitaties worden niet in behandeling genomen.
Neem voor meer informatie contact met ons op via 02/220.29.19.
Diversiteit
Het OCMW van Sint-Joost-ten-Node selecteert kandidaten op basis van hun vaardigheden en maakt geen onderscheid op basis van leeftijd, geslacht, etnische afkomst, geloof, handicap of nationaliteit. Het OCMW Sint-Joost-ten-Node moedigt personen met een handicap aan om te solliciteren.Het OCMW Sint-Joost-ten-Node zal rekening houden met de aanpassingen die nodig kunnen zijn, zowel voor de aanwervingsprocedure als voor het integratieproces binnen de administratie.
N'oubliez surtout pas de faire référence au Guide Social lors de l'envoi de votre candidature : c'est déjà un gage de sérieux de votre part.