Management Assistant HR Member Comex

Vanuit onze meer dan 700 winkels of vanuit het hoofdkantoor zetten we ons elke dag in om onze klanten tevreden te stellen en werken we samen aan ons doel: Wereldleider worden in de voedseltransitie voor iedereen!

Functieomschrijving De Missie

De hoofdmissie van de Management Assistant bestaat erin het dagelijks beheer van het directiecomitélid (ComEx) en het HR-team te optimaliseren, zodat zij zich kunnen concentreren op hun strategische prioriteiten en besluitvorming. De Management Assistant ComEx organiseert, coördineert en voert diverse (administratieve) taken uit binnen 3 hoofddomeinen:

• Administratief en organisatorisch beheer
• Communicatie en informatie
• Support en coördinatie

• Beheer van complexe agenda's, inplannen van afspraken en prioriteiten stellen.
• Logistieke organisatie: plannen van verplaatsingen en de logistieke kant van vergaderingen en evenementen.
• Voorbereiden en controleren van de agenda met betrekking tot vergaderingen en afspraken.
• Ondersteuning van andere ComEx-leden op het vlak van samenwerking en bijstand aan andere management assistants.
• Het werk van het team vergemakkelijken door te zorgen voor een vlotte en efficiënte administratieve, organisatorische en logistieke opvolging.
• Organisatie van evenementen: coördineren van directieseminaries, raad van bestuur of algemene vergaderingen.

1. Communicatie en informatie

• Opstellen van dragers, notuleren en schrijven van verslagen waar nodig.
• Opvolging van dossiers en deadlines.
• Filteren van oproepen en onthaal.
• Fungeren als aanspreekpunt voor andere ComEx-leden, externe partners en medewerkers.
• Beheren van oproepen, e-mails en verzoeken om enkel de dringende en relevante dossiers door te sturen (volgens de delegatie van het ComEx-lid).
• Eigen onafhankelijk oordeel gebruiken met betrekking tot reële of potentiële problemen en deze op eigen initiatief voorleggen aan de directie met suggesties voor actie.
• Interne communicatie faciliteren.

1. Support en coördinatie

• Informatiebewaking: proactief verzamelen en synthetiseren van relevante informatie en data. Dossiers voorbereiden.
• Beheer van specifieke projecten.
• Ondersteuning bieden bij presentaties.
• Procesondersteuning: uitvoeren of initiëren van administratieve praktijken en procedures. Voorstellen doen tot vereenvoudiging.
• Vertalen van diverse documenten.
• Beheren van diverse administratieve processen.
• Beheren en opvolgen van facturatie (One Buy / Ariba) en andere processen, rapportering, …
• Discretie en vertrouwelijkheid: behandelen van gevoelige informatie met absolute discretie.

Profiel Profiel

Opleiding & Ervaring:

• Tweetalig FR/NL , Engels is een pluspunt.

Competenties:

• Moed & Initiatief: Proactief informatie zoeken, problemen identificeren en oplossingen voorstellen.
• Verantwoordelijkheid: Zorgen voor de correcte toepassing van procedures en verantwoordelijkheid nemen voor eigen acties.
• Probleemoplossing: Operationele ondersteuning bieden en onmiddellijke oplossingen vinden voor dringende zaken.
• Communicatie: Efficiënt in zowel mondelinge als schriftelijke communicatie.
• Planning: Beheer en planning van activiteiten (inclusief backtiming).
• Aanpassingsvermogen: Snel schakelen bij nieuwe werkmethode of onvoorziene omstandigheden; stressbestendig met respect voor deadlines.
• Analytisch vermogen: Structurele fouten kunnen detecteren en oplossen.
• Klantgerichtheid (Commitment): Elke interactie zien als een kans voor een positieve ervaring.
• Nauwkeurigheid: Oog voor detail en kwalitatieve uitvoering.

• Een voltijds contract van onbepaalde duur (CDI).
• Een marktconform salaris en interessante extralegale voordelen:
• bedrijfswagen of mobiliteitsbudget
• smartphone en abonnement
• maaltijdcheques
• kortingen op je boodschappen bij Carrefour
• cafetariaplan en cadeaucheques
• groeps- en hospitalisatieverzekering
• fietsleasing (na 1 jaar dienst)
• kortingen en voordelen op vrijetijdsbesteding, enz.
• Smart Way of Working: flexibele werkuren en een goede balans tussen werk en privé.
• Opleidingen op maat en reële doorgroeimogelijkheden.
• Een boeiende functie bij een van de grootste Europese retailers.