Onthaalmedewerker (m/v/x)

• Je verzorgt een aantal ondersteunende taken wat betreft het onthaal van externe klanten, de informatieverstrekking aan de interne medewerkers alsook het administratief verwerken van documenten om optimaal bij te dragen aan de kwalitatieve dienstverlening van de dienst.
• Je verzamelt en beheert gegevens en de nodige documenten die je dan ook archiveert.
• Je behandelt de inkomende en uitgaande briefwisseling en je stelt de planning op van de vergaderzalen.
• Je bent verantwoordelijk voor het onthaal van bezoekers, dit is een van je hoofdtaken. Eenvoudige en/of routinematige vragen om inlichtingen van interne klanten persoonlijk, telefonisch of via mail beantwoorden of doorverwijzen.
• Je zorgt dagelijks voor de postbedeling in heel het gebouw evenals het klaarzetten van vergaderzalen.
• Je staat in voor het stockbeheer van inkt, papier, koffie, thee en andere dranken en het onderhoud van printers op de verdiepingen.

Deze functie houdt een rechtstreeks en zichtbaar contact met het publiek in. In dit geval vereist de regelgeving (artikels 7 en 8 van het Koninklijk Besluit van 2 oktober 1937) dat het personeelslid geen enkel zichtbaar teken van religieuze, filosofische, politieke of vakbondsovertuigingen draagt om de openbare dienst op een neutrale manier te vertegenwoordigen tijdens deze contacten.

Heb je vragen over de jobinhoud?

Je vindt onze contactgegevens in de rubriek "meer info - contactpersonen".

Er is 1 plaats bij de dienst Secretariaat en Logistiek, van de FOD Kanselarij van de Eerste Minister (Hertogsstraat 4, 1000 Brussel).

De FOD Kanselarij van de Eerste Minister ondersteunt de eerste minister bij de leiding en de coördinatie van het regeringsbeleid op inhoudelijk, administratief, logistiek, juridisch en communicatief vlak.

Bij de Kanselarij neemt de dienst Secretariaat en Logistiek de volgende taken op zich:

1. Beheer van de gebouwen en alle technische installaties:

• in de Wetstraat 18
• in de Wetstraat 16
• in de Wetstraat 14
• in de ambtswoning van de eerste minister, gelegen Lambermontstraat 1
• in Hertoginnedal, gelegen in Oudergem

1. Beheer van de perszaal en van de vergaderzalen van de Kanselarij.
2. Aankoop van goederen en diensten en beheer van:

• het restaurant
• het wagenpark
• de receptie en telefoon
• de schoonmaakploeg
• het kantoormateriaal

1. Toezicht op de samenstelling van de secretariaten en de beleidscellen van de federale regering, alsook de samenstelling van hun wagenpark.

Jouw profiel:

• Je hebt een diploma van secundair onderwijs (of gelijkwaardig).
• Je hebt 1 jaar ervaring in domein onthaal.
• Een goede kennis van Frans is een pluspunt.

Een volledige beschrijving van de deelnemingsvoorwaarden en het functieprofiel kan je terugvinden in de functiebeschrijving.

In het kort:

1. We screenen jouw diploma.
2. We screenen jouw ervaring.
3. Je legt een test op computer af in Brussel.

1. Je legt een interview af in Brussel.

Een volledige beschrijving van de procedure kan je terugvinden in de volledige functiebeschrijving.

Solliciteren? Vul je online-cv in en raadpleeg het volledige vacaturebericht om over alle nodige informatie te beschikken en je zo goed mogelijk voor te bereiden.

Our offer

Aanbod

Contract en graad

Je wordt aangeworven via een contract van bepaalde duur (tot einde legislatuur) als administratief medewerker (niveau C) met de bijhorende weddeschaal C1.

Loon

Minimum aanvangswedde: € 30.293,71 (bruto jaarsalaris, reeds aangepast aan de huidige index, reglementaire toelagen niet inbegrepen).

Via de salarissimulator kan je je bruto- en nettoloon berekenen door een aantal vragen te beantwoorden.

Voordelen

We bieden jou een boeiende job met impact op mens en maatschappij, met tal van voordelen:

• Goede balans tussen werk en privé
• vast uurrooster in een 38-uren week.
• mogelijkheid om eventuele overuren in recup op te nemen
• 26 dagen verlof
• gemakkelijk bereikbaar met het openbaar vervoer
• Talrijke ontwikkelingsmogelijkheden
• uitgebreid opleidings- en leeraanbod (te volgen tijdens de werkuren)
• uitgebreide loopbaankansen
• Financiële voordelen
• mogelijkheid tot het krijgen van een tweetaligheidspremie
• voordelige hospitalisatieverzekering
• aanvullend pensioenplan (tweede pijler)
• gratis woon-werkverkeer met het openbaar vervoer
• mogelijkheid om maaltijdcheques te krijgen
• mogelijkheid om een fietsvergoeding te krijgen
• voordelen en interessante aanbiedingen via Benefits@Work
• allerlei sociale voordelen
• bedrijfsrestaurant tegen democratische prijzen

Ontdek alle informatie (extra premies en toelagen, ...) en voordelen over werken bij de federale overheid op de website van BOSA.

• Je verzorgt een aantal ondersteunende taken wat betreft het onthaal van externe klanten, de informatieverstrekking aan de interne medewerkers alsook het administratief verwerken van documenten om optimaal bij te dragen aan de kwalitatieve dienstverlening van de dienst.
• Je verzamelt en beheert gegevens en de nodige documenten die je dan ook archiveert.
• Je behandelt de inkomende en uitgaande briefwisseling en je stelt de planning op van de vergaderzalen.
• Je bent verantwoordelijk voor het onthaal van bezoekers, dit is een van je hoofdtaken. Eenvoudige en/of routinematige vragen om inlichtingen van interne klanten persoonlijk, telefonisch of via mail beantwoorden of doorverwijzen.
• Je zorgt dagelijks voor de postbedeling in heel het gebouw evenals het klaarzetten van vergaderzalen.
• Je staat in voor het stockbeheer van inkt, papier, koffie, thee en andere dranken en het onderhoud van printers op de verdiepingen.

Deze functie houdt een rechtstreeks en zichtbaar contact met het publiek in. In dit geval vereist de regelgeving (artikels 7 en 8 van het Koninklijk Besluit van 2 oktober 1937) dat het personeelslid geen enkel zichtbaar teken van religieuze, filosofische, politieke of vakbondsovertuigingen draagt om de openbare dienst op een neutrale manier te vertegenwoordigen tijdens deze contacten.

Heb je vragen over de jobinhoud?

Je vindt onze contactgegevens in de rubriek "meer info - contactpersonen".

Er is 1 plaats bij de dienst Secretariaat en Logistiek, van de FOD Kanselarij van de Eerste Minister (Hertogsstraat 4, 1000 Brussel).

De FOD Kanselarij van de Eerste Minister ondersteunt de eerste minister bij de leiding en de coördinatie van het regeringsbeleid op inhoudelijk, administratief, logistiek, juridisch en communicatief vlak.

Bij de Kanselarij neemt de dienst Secretariaat en Logistiek de volgende taken op zich:

1. Beheer van de gebouwen en alle technische installaties:

• in de Wetstraat 18
• in de Wetstraat 16
• in de Wetstraat 14
• in de ambtswoning van de eerste minister, gelegen Lambermontstraat 1
• in Hertoginnedal, gelegen in Oudergem

1. Beheer van de perszaal en van de vergaderzalen van de Kanselarij.
2. Aankoop van goederen en diensten en beheer van:

• het restaurant
• het wagenpark
• de receptie en telefoon
• de schoonmaakploeg
• het kantoormateriaal

1. Toezicht op de samenstelling van de secretariaten en de beleidscellen van de federale regering, alsook de samenstelling van hun wagenpark.

• Kritisch denken: Informatie aftoetsen en beoordelen op basis van redelijke en logische criteria om weloverwogen beslissingen te nemen:
• Eenvoudige informatie behandelen en samenvatten (niveau 1)
• Samenwerken: In team werken, professionele relaties opbouwen en kennis delen om de gezamenlijke doelen te bereiken:
• Actief samenwerken (niveau 1)
• Klantgericht zijn: Vertrekken vanuit het standpunt van de klanten, hun verwachtingen en noden begrijpen en zorgen voor een optimale dienstverlening:
• De klanten verder helpen (niveau 1)
• Wendbaar zijn: Je open en flexibel opstellen en je aanpassen in een professionele context die snel evolueert:
• Je aanpassen aan verandering (niveau 1)

Een goede motivatie is eveneens belangrijk.

Opgelet! Je motivatie wordt als erg belangrijk voor de job beschouwd (x2).

Indien je niet voldoet aan het vereiste niveau, kan je voor deze selectie niet slagen.

Deze vacante functie maakt deel uit van de functiefamilie Dossierbeheerders en is van het niveau C.

Je vindt op de pagina Competenties meer informatie over de functiefamilies, de geëvalueerde competenties en hun beheersingsniveaus.

• Je hebt kennis van het Frans aangezien je in een tweetalige omgeving (NL/FR) werkt.
• Je beschikt over een basiskennis informatica (word, outlook, excel).

Jouw profiel:

• Je hebt een diploma van secundair onderwijs (of gelijkwaardig).
• Je hebt 1 jaar ervaring in domein onthaal.
• Een goede kennis van Frans is een pluspunt.

Een volledige beschrijving van de deelnemingsvoorwaarden en het functieprofiel kan je terugvinden in de functiebeschrijving.

Vereist diploma op de uiterste inschrijvingsdatum:

• Getuigschrift uitgereikt na het slagen "met vrucht" van een zesde leerjaar van het secundair onderwijs met volledig leerplan (algemeen, technisch, beroepssecundair onderwijs, duaal leren, buitengewoon onderwijs)
• getuigschrift van hoger secundair onderwijs (algemeen, technisch, beroepssecundair onderwijs, duaal leren, buitengewoon onderwijs) of bekwaamheidsdiploma dat toegang verleent tot het hoger onderwijs
• diploma uitgereikt na het slagen voor het examen bedoeld in art. 5 van de wetten op het toekennen van de academische graden
• Diploma of getuigschrift van het hoger secundair onderwijs voor sociale promotie, afgeleverd na een cyclus van tenminste zevenhonderd vijftig lestijden.
• Beroepscertificeringen van niveau 3 of 4 van de Vlaamse Kwalificatiestructuur (VKS, CFC of KDG)

Je kan ook deelnemen als je een vroeger behaald diploma hebt, dat gelijkgesteld wordt met één van de vermelde diploma’s.

Als je jouw diploma behaald hebt in een ander land dan België of in een andere taal dan het Nederlands, bekijk dan op onze website de opties voor deelname.

Controleer of dit op jou van toepassing is door de informatie over 'buitenlands diploma of diploma in een andere taal' te raadplegen.

Laad je diploma op in het gedeelte “cv” in je online account op het moment van inschrijving. Doe je dit niet, dan kan je niet deelnemen aan de selectieprocedure.

Vereiste ervaring op de uiterste inschrijvingsdatum:

Een relevante professionele ervaring van minstens 1 jaar in het domein van onthaal, verdeeld over ten minste 2 van onderstaande taken:

• Onthaal van bezoekers en leveranciers.
• Interne en externe telefooncontacten.
• Beheer van de planning van de vergaderzalen.

Vul je online-cv volledig in in het Nederlands in de rubriek "Werkervaring" van jouw online account, voor de uiterste inschrijvingsdatum.

Indien je ten laatste op de uiterste inschrijvingsdatum niet aan bovenstaande formele deelnemingsvoorwaarden voldoet, kan er met je kandidatuur geen rekening worden gehouden.

Contract en graad

Je wordt aangeworven via een contract van bepaalde duur (tot einde legislatuur) als administratief medewerker (niveau C) met de bijhorende weddeschaal C1.

Loon

Minimum aanvangswedde: € 30.293,71 (bruto jaarsalaris, reeds aangepast aan de huidige index, reglementaire toelagen niet inbegrepen).

Via de salarissimulator kan je je bruto- en nettoloon berekenen door een aantal vragen te beantwoorden.

Voordelen

We bieden jou een boeiende job met impact op mens en maatschappij, met tal van voordelen:

• Goede balans tussen werk en privé
• vast uurrooster in een 38-uren week.
• mogelijkheid om eventuele overuren in recup op te nemen
• 26 dagen verlof
• gemakkelijk bereikbaar met het openbaar vervoer
• Talrijke ontwikkelingsmogelijkheden
• uitgebreid opleidings- en leeraanbod (te volgen tijdens de werkuren)
• uitgebreide loopbaankansen
• Financiële voordelen
• mogelijkheid tot het krijgen van een tweetaligheidspremie
• voordelige hospitalisatieverzekering
• aanvullend pensioenplan (tweede pijler)
• gratis woon-werkverkeer met het openbaar vervoer
• mogelijkheid om maaltijdcheques te krijgen
• mogelijkheid om een fietsvergoeding te krijgen
• voordelen en interessante aanbiedingen via Benefits@Work
• allerlei sociale voordelen
• bedrijfsrestaurant tegen democratische prijzen

Ontdek alle informatie (extra premies en toelagen, ...) en voordelen over werken bij de federale overheid op de website van BOSA.

Als je geslaagd bent voor deze selectie, moet je – om in dienst te kunnen treden – op de datum van indiensttreding:

• Belg zijn of burger van een ander land behorende tot de Europese Economische Ruimte (of gelijkgestelde burger onder bepaalde voorwaarden) of burger van Zwitserland
• de burgerlijke en politieke rechten genieten
• een gedrag hebben dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking
• je niet persoonlijk in een toestand van belangenconflict bevinden
• niet ontslagen zijn geweest wegens dringende reden of ambtshalve ontslagen zijn geweest uit je ambt of afgezet zijn geweest ten gevolge van een tuchtprocedure in de aanwervende federale dienst te rekenen vanaf drie jaar na de ontslagbeslissing of na de definitieve uitspraak van de tuchtstraf.

In het kort:

1. We screenen jouw diploma.
2. We screenen jouw ervaring.
3. Je legt een test op computer af in Brussel.

1. Je legt een interview af in Brussel.

Een volledige beschrijving van de procedure kan je terugvinden in de volledige functiebeschrijving.

Aangezien de neutraliteitsplicht een essentieel onderdeel is van de functie, wordt dit besproken tijdens het interview (cf. artikels 7 en 8 van het Koninklijk Besluit van 2 oktober 1937).

Opgelet:

• Raadpleeg regelmatig het tabblad ‘Mijn screeningsprocedures’ in je online account om na te gaan of de inschrijvingsperiode voor de proeven al dan niet open staat.
• De testen kunnen in fysieke aanwezigheid (face-to-face) of op afstand (via videocall) georganiseerd worden. Deze informatie wordt bij elke stap aangegeven.
• Je inschrijven voor een proef kan enkel tijdens de inschrijvingsperiode zoals weergegeven in het veld ‘Mijn screeningsprocedures’. Wanneer je niet bent ingeschreven voor het einde van de inschrijvingsperiode, kan voor deze selectie geen rekening meer worden gehouden met je kandidatuur.
• Als je niet aanwezig kan zijn voor de sessie waarvoor je ingeschreven bent, dan moet je je ten laatste één uur voor de start van de test uitschrijven. Echter, om organisatorische redenen, willen we je vragen om je uiterlijk de dag voor de proef uit te schrijven. Je doet dit door in je online-account te klikken op de annulatie-link die je net naast de door jou gekozen datum kan vinden. Vervolgens kan je je inschrijven voor een andere sessie, als er nog andere sessies beschikbaar zijn.
• Ervaar je problemen bij het inschrijven voor een test, neem dan contact op met de contactpersoon voor de selectieprocedure (zie rubriek “Contact”) . Doe dit zo snel mogelijk en uiterlijk binnen de twee werkdagen vóór de datum van de test.
• We houden voor het vervolg van de procedure geen rekening met je kandidatuur als je je voor een test niet inschrijft en/of als je afwezig bent.
• Als je niet geslaagd bent voor een bepaalde stap, stopt de procedure en word je niet uitgenodigd voor eventuele volgende testen van dezelfde selectie.

Gelijke kansen en redelijke aanpassingen:

De Federale overheid voert een actief diversiteitsbeleid.

Heb je een handicap, een leerstoornis of een ziekte? Dan kom je mogelijks in aanmerking voor een aanpassing van de selectieprocedure. Zie onze pagina over redelijke aanpassingen voor meer info.

Mogelijke voorzieningen voor personen die zwanger zijn of die borstvoeding geven:

Ben je zwanger of geef je borstvoeding? Ook dan kan je mogelijk voorzieningen aanvragen. Meer info vind je op deze pagina over gelijke kansen.

Stap 1: Screening van diploma

Je wordt alleen toegelaten tot de selectie als je beschikt over het vereiste diploma. De screening hiervan gebeurt op basis van de op te laden documenten (zie ‘Deelnemingsvoorwaarden’) in jouw online account op de uiterste inschrijvingsdatum.

Stap 2: Screening van vereiste ervaring

We houden bij deze screening geen rekening met eventuele documenten die opgeladen zijn in het gedeelte “Mijn extra's” van jouw online account.

Waarop moet je letten?

Besteed voldoende aandacht aan de beschrijving van de werkervaring in het cv. Onze selectieverantwoordelijken gebruiken deze informatie voor de kwalitatieve cv-screening.

Ook gesolliciteerd voor een Franstalige selectie?

Te weinig plaats in dat veld? Tik dan de verdere info in de volgende twee velden (‘Beschrijf wat je geleerd hebt in de job’ en ‘Waarom van job veranderen’) onder een titeltje: 'Vervolg taken en verantwoordelijkheden'. Vermeld onderaan in het eerder ingevulde veld van de taken en verantwoordelijkheden in welk veld je de verdere info getikt hebt.

Stap 3: Specifieke screening - PC (+/- 35 min.)

Deze proef wordt ofwel georganiseerd als afzonderlijke proef, ofwel direct voorafgaand aan het interview. Dit is afhankelijk van het aantal kandidaten dat overblijft na de vorige stap.

Via een situationele beoordelingstest worden volgende competenties gemeten:

• Kritisch denken

Als deze proef wordt georganiseerd als afzonderlijke proef, zal deze plaatsvinden rond begin juli 2025 (onder voorbehoud). Via het postvak 'Mijn berichten en taken' in je online account kan je je inschrijven voor de proef. Je kan alleen maar inschrijven als je geslaagd bent voor de vorige stap.

Kies online uit de mogelijke testmomenten de dag en het uur om de test af te leggen. Je wacht best niet tot het laatste ogenblik om in te schrijven voor de test, want je loopt dan het risico dat er geen plaats meer is.

Je bent voor deze test geslaagd als je ten minste 50 punten op 100 behaalt. Rekening houdend met het aantal jobs, worden enkel de eerste 10 geslaagden toegelaten tot de volgende proef. Bij gelijkheid van punten, kan dit aantal verhoogd worden in het voordeel van de kandidaat.

Na het ontvangen van je resultaat van dit gedeelte kan je binnen twee maanden schriftelijk feedback vragen.

Stap 4: Specifieke screening - Interview (+/- 45min.)

Het interview evalueert of je gedragscompetenties (zie rubriek ‘Competenties’) overeenkomen met de jobvereisten. Er worden ook vragen gesteld over je motivatie, je interesse en je voeling met het werkterrein.

Indien de PC-proef niet georganiseerd wordt als afzonderlijke proef (zie stap 3), zal deze plaatsvinden direct voorafgaand aan het interview.

Je cv in je online account wordt gebruikt als bijkomende informatie voor het interview.

Je bent geslaagd als je ten minste 50 punten op 100 behaalt.

Of indien one day testing (pc test op dezelfde dag)

Je bent geslaagd als je ten minste 50 punten op 100 voor het interview EN ten minste 55 punten op 110 behaalt voor het totaal van deze stap (interview + computergestuurde test).

Indien Stap 3 wel georganiseerd wordt, zal deze proef plaatsvinden rond eind juli 2025 (onder voorbehoud).

Je wacht best niet tot het laatste ogenblik om in te schrijven voor de test, want je loopt dan het risico dat er geen plaats meer is.

Als je geslaagd bent?

Je wordt opgenomen op de lijst van geslaagden als je slaagt in Stap 4 - Interview.

Als je niet onmiddellijk aan de slag kan, kom je op een lijst terecht waaruit geput kan worden telkens er een plaats vrij is voor deze functie.

Hoelang blijft deze lijst geldig?

Er wordt een lijst met alle geslaagden opgesteld, die 1 jaar geldig blijft.

Bijkomende screening

Als deze of een andere organisatie een gelijkaardig profiel zoekt, kunnen zij hiervoor beroep doen op deze lijst. Afhankelijk van je resultaat word je uitgenodigd voor een bijkomende proef, die vaak bestaat uit een interview. Het is mogelijk dat er hierbij extra diploma- en/of ervaringsvoorwaarden gevraagd worden.

Voorrangsregels voor personen met een handicap

Meer informatie over voorrang voor personen met een handicap vind je op onze website.

Arbeidspostaanpassingen

Heb je een handicap en wil je gebruik maken van arbeidspostaanpassingen? Dan kan je dat aanvragen op het moment van aanwerving. Meer info vind je op onze pagina Arbeidspostaanpassingen.

Solliciteren? Vul je online-cv in en raadpleeg het volledige vacaturebericht om over alle nodige informatie te beschikken en je zo goed mogelijk voor te bereiden.

Je kan solliciteren tot en met 24/06/2025.

Je moet online solliciteren via je online account. We screenen het cv dat op de uiterste inschrijvingsdatum in je online account zit. We screenen ook je diploma dat je moet opladen op het moment van inschrijving.

Je kan niet solliciteren via fax of e-mail.

Diploma opladen

Vermeld je rijksregisternummer, naam, voornaam en de code van de job.

Testen en resultaten

Alle informatie over het concrete verloop van de procedure, je resultaten en de volgende stappen vind je terug in je online account.

Je online account is de enige plaats waar deze informatie volledig betrouwbaar gecentraliseerd wordt. Check je online account dus regelmatig om alle belangrijke informatie over je sollicitaties te vinden.

Feedback over jouw resultaten?

Na elke screeningsstap kan je een motivering van jouw resultaten bekomen. Voor sommige testen verschijnt dit automatisch in je online account, voor andere kan je het aanvragen via de contactpersoon voor de procedure.

Vragen rond de testen en scoring?

Op onze website kan je terecht voor meer info over het verloop van de testen en over hoe je je kan voorbereiden.

Je vindt er ook meer uitleg over de scoring van onze testen.

Niet tevreden over de selectieprocedure?

Dien hier jouw klacht in.

• Lees de volledige functiebeschrijving
• Check de deelnemingsvoorwaarden
• Vervolledig je online cv en laad je diploma’s op
• Solliciteer ten laatste op 24/06/2025
• Je kan niet solliciteren per e-mail

Solliciteren

Gelijke kansen voor iedereen!

De federale overheid wil de diversiteit van de maatschappij weerspiegelen en streeft naar inclusie door iedereen de kans geven hun potentieel te verwezenlijken.

Ontdek onze initiatieven inzake gelijke kansen en toegang tot werk.

Heb je een handicap, een leerstoornis of een ziekte? Dan kan je vragen om een redelijke aanpassing van onze selectieprocedure zodat ook jij je talenten kan tonen.

• Lees de volledige functiebeschrijving
• Check de deelnemingsvoorwaarden
• Vervolledig je online cv en laad je diploma’s op
• Solliciteer ten laatste op 24/06/2025
• Je kan niet solliciteren per e-mail

Solliciteren

Gelijke kansen voor iedereen!

De federale overheid wil de diversiteit van de maatschappij weerspiegelen en streeft naar inclusie door iedereen de kans geven hun potentieel te verwezenlijken.

Ontdek onze initiatieven inzake gelijke kansen en toegang tot werk.

Heb je een handicap, een leerstoornis of een ziekte? Dan kan je vragen om een redelijke aanpassing van onze selectieprocedure zodat ook jij je talenten kan tonen.

Op de hoogte blijven van onze vacatures?

Heb je een vraag voor onze diensten?