Administratief medewerker

Ben jij administratief sterk, klantgericht én technisch onderlegd? Werk je graag gestructureerd en hou je van afwisseling? Voor een technisch bedrijf zoeken wij een enthousiaste administratief medewerker.

In deze functie ben jij hét aanspreekpunt voor klanten met vragen over hun herstellingen. Je zorgt voor een vlotte administratieve afhandeling van dossiers van A tot Z, werkt nauw samen met de technische dienst én onderhoudt dagelijks klantencontact in zowel het Nederlands als het Frans.

Jouw takenpakket:

• Volledige administratieve opvolging van hersteldossiers: van inschrijving tot afsluiting
• Klantencontact (telefonisch, per mail en aan de balie): uitleg geven over defecten, herstellingen en status
• Bestekken opstellen en kijken of er sprake is van garantie
• Opzoekwerk en advies: meedenken met de klant, alternatieven zoeken bij backorders of niet-voorraadartikelen
• Verwerken en ingeven van herstelaanvragen in het systeem
• Bestellen van onderdelen en opvolgen van levertermijnen
• Communicatie met aankoopdienst (Purchase) over leveringen, snellere ETA’s of alternatieven
• Opmaak van creditnota’s bij bv. verkeerd gefactureerde orders
• Transportopvolging in samenwerking met DHL
• Uitsturen van herinneringen naar klanten bij ontbrekende documenten of toestellen
• Opzoeken van manco-documenten en regelen van transfers tussen magazijnen
• Ondersteuning van supervisor: bij afwezigheid rapporten maken en facturen goedkeuren
• Veelvuldig gebruik van Excel voor opvolging van warranty, facturatie, enz.
• key responsibilities
• Administratieve opvolging hersteldossiers (A-Z)
• Klantencontact (NL & FR)
• Opmaken en opvolgen van bestekken
• Garantiecontrole
• Technisch advies aan klanten (probleeminschatting)
• Ingeven herstelaanvragen in systeem
• Bestellen & opvolgen van onderdelen
• Alternatieven zoeken bij backorders
• experience

• qualifications
• Je hebt een basiskennis van machineonderdelen en kan een onderdelenschema begrijpen.
• Enkele jaren ervaring in een administratieve of commerciële functie is een must.
• Je werkt vlot met MS Office (Word, Excel en Outlook)
• Je communiceert vlot in het Nederlands én het Frans.
• Je werkt nauwkeurig, gestructureerd en zelfstandig.
• Je bent klantvriendelijk en denkt oplossingsgericht mee.

share this job.