Administratief medewerker secretariaat

Wij zijn op zoek naar een nauwgezette en discrete administratief medewerker om onze klant te versterken. In deze functie bied je essentiële ondersteuning aan diverse afdelingen en projecten.

Het is een langdurige opdracht.

• key responsibilities
• Managementondersteuning: Je ondersteunt de directeur Bedrijfsontwikkeling en Diensten met agendabeheer en diverse administratieve taken.
• Financiële administratie: Je verleent ondersteuning bij financiële processen, waaronder het gebruik van SAP, het verwerken van inkoop- en aanvragen (PO's en PR's), facturatie, en het opstellen van service entry sheets.
• Juridische ondersteuning: Je assisteert het juridische team met het opstellen en aanpassen van documenten (brieven, nota's, overeenkomsten), het bijhouden van modelovereenkomsten en juridische databases, en het beheren van vertrouwelijkheidsovereenkomsten. Je bent tevens verantwoordelijk voor het bewaken van de lay-out en het organiseren van de ondertekening van documenten, evenals het beheren van digitale documentatie.Logistiek en reisbeheer: Je volgt logistieke inventarissen op (algemeen magazijnbeheer/kantoormateriaal), beheert zendingen en stelt onkostennota's op. Dit omvat het organiseren van zakenreizen (informatie zoeken, voorstellen doen, ramingen opstellen, boeken van vervoer en logement) en het administratief verwerken van conferentie- en evenementregistraties.
• Organisatie van evenementen en projecten: Je organiseert workshops, evenementen, trainingen en vergaderingen voor interne en externe belanghebbenden. Dit omvat contacten met derden in verschillende talen, agendabeheer, het reserveren van locaties en het afhandelen van toegangsformaliteiten. Tevens bied je administratieve ondersteuning bij diverse projecten, inclusief contractbeheer, inkoopaanvragen, factuurafhandeling en het organiseren van bijeenkomsten en bezoeken.
• HR en facilitaire ondersteuning: Je regelt alle noodzakelijke voorzieningen voor nieuwe medewerkers, jobstudenten en stagiairs (laptop, telefoon, account, meubilair, etc.). Je plant structurele teamvergaderingen en organiseert teamactiviteiten.
• Sponsoring: Je behandelt zelfstandig de administratieve formaliteiten van sponsoraanvragen, inclusief het afhandelen van positieve/negatieve antwoorden en het aanmaken van inkoopaanvragen.
• qualifications
• Een Bachelor-diploma, bij voorkeur in een richting als Organisatie en Management.
• Uitstekende beheersing van het Nederlands en Engels is een vereiste; goede kennis van het Frans is een aanzienlijke pré.
• Je werkt nauwgezet en hebt een scherp oog voor detail.
• Je bent uiterst discreet in de omgang met vertrouwelijke informatie op management- en juridisch niveau.

share this job.