[ref. d45574920] Support back office fr/ang
Nous recherchons un(e) professionnel(le) hautement organisé(e) et expérimenté(e) pour rejoindre notre équipe en tant que Support Back-Office.
Vous serez responsable de la gestion administrative de l’équipe, de la gestion des contrats-cadres, et de la communication fluide avec les clients et parties prenantes.- key responsibilities
Gestion des Contrats-Cadres : Gérer et maintenir vingt contrats-cadres, en assurant un suivi rigoureux des nouvelles demandes.
Support Administratif : Assister l’équipe dans les tâches administratives telles que la saisie de données, la gestion des documents et la gestion du courrier.
Gestion des Demandes : Traiter les demandes de la Commission ainsi que les demandes de recrutement, en veillant à leur traitement rapide et efficace.Gestion des Emails : Gérer les emails entrants, répondre aux demandes des clients et assurer un suivi rapide des dossiers en attente.
Suivi des Offres : Suivre et surveiller les offres, en assurant une gestion rigoureuse des enregistrements et des rapports.
Gestion des Processus : Diffuser les demandes, collecter les informations et répondre aux questions des clients dans les délais impartis, tout en respectant le processus de recrutement.
Gestion de Plateformes Doubles : Travailler de manière efficace sur deux plateformes/portails distincts, en s'adaptant aux systèmes et processus en constante évolution.- qualifications
Compétences requises :
- Au minimum 5 ans d'expérience dans un poste similaire de support back-office.
- Expérience avérée dans un environnement complexe avec plusieurs outils et systèmes.
- Une expérience au sein de l'Union Européenne ou d'une organisation similaire est un atout.
- Capacité à gérer un volume élevé de travail, à hiérarchiser les tâches et à respecter les délais.
- Solides compétences administratives, avec une expertise en Excel (obligatoire), CRM et/ou outils de gestion des flux de travail (WFT).
- Approche autonome et proactive, avec d’excellentes compétences en gestion du temps et organisation.
- Esprit d'équipe avec d'excellentes compétences en communication et relations interpersonnelles.
- Maîtrise de l'anglais indispensable ; la connaissance du français et du néerlandais constitue un atout.
Qualités personnelles :
- Capacité à travailler sous pression et à respecter des délais serrés.
- Grande attention aux détails et rigueur.
- Excellentes compétences en résolution de problèmes et en analyse.
- Approche proactive et adaptable, avec une volonté d'apprendre et d'améliorer les processus.
- Forte orientation client et capacité à communiquer efficacement avec les clients et parties prenantes.
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