Receptionist & Administrative coordinator

Functieomschrijving

Nous recherchons un(e) réceptionniste_coordinateur(trice) administratif(ve) proactif(ve) et soucieux(se) du service pour rejoindre notre équipe au siège de Wavre, un jour par semaine étant consacré à notre bureau de Diegem en Belgique. Cette fonction pratique et hybride combine la gestion quotidienne du bureau avec des responsabilités de réception : vous jouerez un rôle central dans la création d'un environnement de bureau accueillant, bien organisé et conforme dans nos deux sites.

Vous collaborerez étroitement avec les employés, la direction, les prestataires de services externes et le personnel du bâtiment afin d'assurer le bon fonctionnement de tous les aspects de la vie du bureau. Les tâches et responsabilités essentielles de notre réceptionniste : Réception et soutien quotidien au bureau

• Ouverture du bureau à 8h30.
• Accueillir les visiteurs et servir de premier point de contact à la réception.
• Répondre aux appels téléphoniques entrants et gérer les demandes de renseignements généraux.
• Ouvrir, trier et distribuer le courrier entrant aux services concernés.
• Commander et coordonner la livraison des cartes de visite pour les employés.
• Soutenir la logistique, organiser les déjeuners, la restauration et les rafraîchissements pour les réunions et les événements internes.
• Préparer les postes de travail pour les nouveaux employés et distribuer les badges d'accès et les outils de bureau.
• Commander et maintenir le stock de fournitures de bureau, en veillant à la disponibilité et à la rentabilité.
• Veiller à ce que le bureau soit toujours propre, ordonné et présentable.

• Superviser les opérations générales de bureau pour les sites de Wavre et de Diegem.
• Gérer les contrats de service (nettoyage, entretien, sécurité) et les budgets associés.
• Veiller à ce que le bureau respecte les règles de sécurité, y compris l'entretien des extincteurs et les protocoles d'urgence.
• Coordonner avec l'équipe de nettoyage le respect des normes de propreté quotidiennes.
• Assurer la liaison avec le gestionnaire immobilier de l'immeuble pour signaler les problèmes liés aux installations et en assurer le suivi.

• Organiser et conserver les archives de tous les services de l'entreprise basés à Wavre.
• Assurer un stockage et une récupération sécurisés et efficaces des documents physiques et numériques.
• Collaborer avec les équipes internes pour mettre en œuvre des pratiques d'archivage cohérentes, conformes aux normes légales et à celles de l'entreprise.

Profiel

• Excellentes compétences interpersonnelles et capacité à s'adapter à différentes parties prenantes.
• Aptitude avérée à gérer les opérations d'accueil, y compris l'accueil des visiteurs et le traitement des demandes de renseignements généraux.
• Expérience de la coordination de la logistique des réunions, y compris la restauration et les rafraîchissements.
• Maîtrise de la commande et de la gestion des fournitures de bureau, en veillant à la rentabilité et à l'exactitude de l'inventaire.
• Expérience de la gestion de demandes administratives telles que l'obtention de cartes de visite et la distribution de badges d'accès.
• Capacité à gérer les relations avec les fournisseurs et les contrats de service (par exemple, nettoyage, entretien, sécurité).
• Expérience en matière de suivi budgétaire et de contrôle des coûts pour les services liés au bureau.
• Connaissance de la réglementation et de la conformité en matière de sécurité sur le lieu de travail (par exemple, protocoles de sécurité incendie).
• Solides compétences en matière de coordination pour l'entretien des installations et la résolution des problèmes en collaboration avec les gestionnaires immobiliers.
• Esprit orienté vers la recherche de solutions et compétences en matière de communication axée sur le client.
• Maîtrise de l'anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit. Le français est un atout.

Aanbod

Notre client propose une mission temporaire de 3 mois

Bedrijfsinfo

Notre client est actif dans le secteur de l'énergie