Gestionnaire

1. La Maison médicale Duchesse

• l’amélioration de l’état de santé et de bien-être de la population (de la zone où elle est implantée ou ayant une relation historique avec la maison médicale) en agissant tant au niveau individuel que collectif, en visant autant à prévenir qu’à guérir les problèmes de santé et en tenant compte des divers déterminants de la santé (physiques, psychiques, sociaux, économiques, culturels, environnementaux,…).
• le développement d’actions visant à modifier favorablement et durablement les déterminants et les facteurs influençant la santé le bien-être.

L’association est porteuse de valeurs : le patient partenaire et acteur, le respect mutuel, la confiance en soi et aux autres, la conscience professionnelle, l’écoute, l’engagement.

L’association n’a pas d’appartenance politique, philosophique ou religieuse.

• à la qualité des soins (accessibles, globaux, continus, personnalisés, adaptés) ;
• à la référence EBM pour la pratique des soins médicaux ; l’EBM conjuguant l’expertise clinique et les meilleures données cliniques externes en tenant compte les droits, vécus et expériences du patient ;
• à la complémentarité des soins de santé ;
• à la prise en compte de déterminants de santé ;
• à l’implication des patients dans la prise en charge de leur santé (autonomie, empowerment,…)
• une vision de la santé indissociable des enjeux de qualité démocratique, de justice sociale et de transition durable et écologique avec la nécessité de créer les conditions de bien-être au travail avec confiance, participation, communication et professionnalisme.

1. La finalité de la mission de gestionnaire

Ces services recouvrent le volet accueil, financier, ressources humaines, informatique, administratif et logistique.

1. Le descriptif de la mission de gestionnaire

• Veiller à la programmation et l’organisation des réunions d’assemblée générale.
• Veiller à assurer le secrétariat de l’assemblée générale (ordre du jour, rapports de réunion).
• Veiller à la préparation par le conseil d’administration des documents à soumettre à l’assemblée générale.
• Veiller à la mise à jour des différentes publications légales et statutaires.

• De manière générale, rédiger, rassembler, diffuser les documents préparatoires en assurant un rôle d’impulsion qui permette au conseil d’administration d’exercer ses missions.
• Présenter les comptes, bilans (en collaboration avec le bureau comptable). Préparer et présenter les budgets. Veiller au contrôle budgétaire.
• Veiller à la programmation et l’organisation des réunions du conseil d’administration.
• Veiller à assurer le secrétariat du conseil d’administration (ordre du jour, rapports de réunion).

• Veiller à la programmation et l’organisation des différents types de réunions d’équipe
• Veiller à la rédaction des ordres du jour et rapports ou mémos de réunions.
• Veiller à l’animation des réunions d’équipes.
• Veiller à la circulation adéquate des rapports ou mémo de réunion.

• Veiller au respect de la législation sociale
• Veiller à rédiger, actualiser, enregistrer, classer les documents contractuels de gestion des ressources humaines (règlement de travail, conventions d’entreprise, conventions individuelles, contrats de travail, profils de fonction, registre du personnel, autres)
• Veiller à la gestion de l’interface avec le secrétariat social pour la gestion (documents d’entrée, de sortie ; itinéraire de carrière ; prestations mensuelles et salaires). Assurer les suivis avec le service de médecine du travail
• Assurer le suivi des conventions avec les prestataires de soins indépendants
• Aide les collaborateurs à résoudre les problèmes complexes

• Exercer l’autorité d’employeur vis-à-vis des salariés (à exception des décisions d’engagement ou de rupture de contrat qui sont du ressort du conseil administration).
• Veiller à l’organisation horaire des différentes équipes (prestations, congés, absences, imprévus)
• Résout les problèmes relatifs au fonctionnement des services
• Organiser le processus de recrutement (offres d’emploi, gestion des candidatures, processus de sélection, accueil des nouveaux,...).
• Veiller à la définition et la mise en œuvre d’une politique de formation, d’une politique d’évaluation (et/ou entretien de fonctionnement), d’une politique du bien-être au travail.

• Superviser la gestion de la comptabilité (encodages internes, bureau comptable externe, analyse des tableaux financiers)
• Gérer les procédures de paiement et les effectuer.
• Veiller à la maintenance, à l’entretien et aux éventuels aménagements du bâtiment
• Veiller à la maintenance des équipements (notamment en relation avec le bureau de support informatique)
• Il/elle participe à l’exécution des tâches principales
• Suit les dossiers administratifs

• Se tenir au courant des sources et des évolutions de subventions.
• Veiller à la rédaction des dossiers de subventions.
• S’assurer que les personnes en charge du projet concerné le réalisent en conformité avec les exigences du pouvoir subsidiant.
• Mettre en place les reportings nécessaires au suivi de la bonne exécution de la contrepartie des subsides.
• Rédiger les rapports de subventions.

• Avoir une passion pour la gestion des ressources humaines et les relations humaines. Avoir la capacité de rester ferme tout en restant courtois.
• Être capable d'accompagner la conception de projets spécifiques
• Avoir une expérience et des connaissances avérées en termes de gestion organisationnelle, administrative et financière ASBL ou d’une PME.
• Savoir écouter et comprendre, être capable d'animer des réunions, de mener des entretiens, s’exprimer de manière assertive, franche et claire.
• Avoir une bonne communication orale. Pouvoir rédiger de manière claire et structurée.
• Avoir une capacité de gérer des processus collectifs de manière claire, motivante, dynamique et rigoureuse, en être le garant, tout en laissant une place centrale aux acteurs pour qu’ils puissent exercer leur responsabilité sur les contenus.
• Avoir une expérience dans le domaine de santé ou dans le domaine social est un atout
• Contrat à durée indéterminée, précédé d’un CDD de 4 mois
• Si possible, à partir du 2 juin 2025
• Entre 19 et 23 heures par semaine (50% à 60% ETP) à convenir.
• Lieu de travail principal : Place de la Duchesse, 30 à Molenbeek avec possibilité de télétravail (concerté)
• Rémunération au niveau 16 de la grille IFIC avec ancienneté reconnue

Plus d'infos : https://mediduchesse.be/nous-recrutons-un-e-gestionnaire/

N'oubliez surtout pas de faire référence au Guide Social lors de l'envoi de votre candidature : c'est déjà un gage de sérieux de votre part.