Employé(e) administratif(ve) bilingue (FR/NL)
Description de fonction
Pour l’un de nos clients, nous recherchons un(e) Employé(e) Administratif(ve) Bilingue Français/Néerlandais. Vous assurerez la gestion administrative quotidienne, le suivi des dossiers et la communication interne et externe en français et en néerlandais.
- Dossiers d’exécution pour
les équipes d’installation
Mission :
- Est
de montage
Attributions :
instruction du responsable du planning des projets ou du chef de chantier
concerné, constitue le dossier d’exécution nécessaire à l’équipe en charge de
la réalisation du projet
Sans que
cette liste ne soit exhaustive, le dossier comprendra au minimum :
- Le
exécution :
oLe
statut sera défini par le chef de projet
- La
- Le
techniciens externes en assistance
Le dossier d’exécution pourra être complété de tout autre document
d’application tel que :
- Le
- Les
- Etc…
- Dossiers as-built
Mission :
- Est
relatifs à l’exécution des projets réalisés par l’entreprise
- Est
documentaire y relative
- Contribue
« service projets »
- Est
responsable de la tenue à jour du document de suivi des dossiers as-built
Attributions :
et tient à jour l’échéancier des dossiers as-built
auprès du Maître d’Ouvrage/Client des exigences en termes structure, de
présentation et de documents constitutifs du dossier as-built
à la mise en forme de fiches techniques conformément aux spécificités requises
par le Maître d’Ouvrage
Collabore avec les équipes commerciales et techniquespour obtenir des détails spécifiques à inclure dans les fiches techniques
Actualise les fiches techniques en fonction desmodifications et des évolutions des projets
les documents techniques auprès des différents intervenants du projets (back-office
service commercial, dessinateur, chefs de chantier, sous-traitants, etc….)
Le cas échéant, informe les sous-traitantsimpliqués dans un projets des normes relatives à l’élaboration du dossier
as-built par la transmission des obligations sur le principe du back to back
les informations recueillies de manière systématique pour créer des dossiers
as-built complets
Vérifie l'exactitude et la cohérence des donnéespour garantir la précision des dossiers finaux.
les plateformes de gestion documentaire pour stocker, organiser et partager les
documents techniques de manière électronique
Suit les éventuelles formations à l’utilisationdes plateformes de gestion documentaire des partenaires de l’entreprise
Assure la mise en ligne des documents requis surles plateformes de Gestion Documentaire
Effectue les mises à jour régulières pour refléterl'évolution des projets et/ou les validations des intervenants externes à
l’entreprise
Assure et gère le suivi des statuts d’approbationdes documents
la constitution des dossiers as-built physiques (hard copy)
Imprime lesdocuments techniques, les plans techniques à introduire dans le dossier as-built
Classechaque document constitutif du dossier as-built suivant la structure en vigueur
ou imposée par le Maître d’ouvrage
Prépare la noted’envoi relative à la remise du dossier as-built et en archive l’exemplaire
signé pour réception par le Maître d’Ouvrage
étroitement avec les équipes opérationnelles, les ingénieurs et les
responsables de projet pour garantir la qualité et l'exhaustivité des documents
aux demandes d'information et fourni un support administratif aux équipes
concernées
- PV de réception
provisoire et définitive
Mission :
- Est
procès-verbaux de réception provisoire aux intervenants concernés
- Est
procès-verbaux de réception définitive aux intervenants concernés
Attributions :
les procès-verbaux de réception provisoire et en assure la transmission aux
intervenants concernés :
- Le
- Le
éventuelles
- Le
- La
au planning et gère le calendrier des demandes de réception définitive
le courrier de demande de réception définitive et le fait signer par la
direction de l’entreprise
les procès-verbaux de réception définitive et en assure la transmission aux
intervenants concernés :
- Le
- Le
éventuelles
- Le
- La
- Attestation de bonne
exécution
Mission :
- Est
exécution
- Est
exécution
Attributions :
l’attestation de bonne exécution qu’elle adresse au client
de ce que l’attestation nous est bien retournée et, à défaut, relance le Maître
d’Ouvrage concerné
l’attestation de bonne exécution dûment complétée dans le fichier adhoc et en
informe le back-office du service « projets »
- Assistance au bureau de
dessin
Mission :
- Elabore
- Assure
le support administratif au(x) dessinateur(s) en cas de nécessité
Attributions :
les légendes à insérer sur les plans et en assure la mise à jour en fonction de
l’évolution des dossiers
et plie les plans à la demande du dessinateur ou, en son absence, d’un de ses
collaborateurs en exprimant la demande
les légendes des plans d’implantation et/ou d’installation
Applications utilisées :
- Adobe
- Autocad
- Sketchup
- Package
MS Office : Word, Excel, Outlook…
Profil- Maîtrise du français et du néerlandais (écrit et oral)
- Expérience en administration (atout)
- Bonne organisation et rigueur
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook)
- Excellentes compétences en communication
- Un contrat attractif dans une entreprise dynamique
- Un environnement de travail agréable et collaboratif
- Une rémunération compétitive