Personnal assistant

Tu es un pilier essentiel, capable de jongler entre l'excellence administrative et la gestion opérationnelle du bureau à La Hulpe. Si tu aimes qu'aucune journée ne se ressemble et que tu es prête à relever des défis stimulants au quotidien, alors ce poste est fait pour toi !

• key responsibilities
• Tu es un véritable as de l'organisation et de la gestion des priorités, capable de jongler avec de multiples tâches sans jamais perdre le sourire.
• Tu possèdes une expérience solide dans des rôles d'Office Manager et d'Assistant de Direction, idéalement dans un environnement international.
• Ta proactivité et ton autonomie sont légendaires : tu anticipes les besoins et tu proposes des solutions.
• Tu as un excellent sens du relationnel et tu communiques avec aisance à tous les niveaux.
• Tu maîtrises parfaitement les outils bureautiques et tu es à l'aise avec la gestion de systèmes.
• Tu parles couramment le français et l'anglais.
• qualifications

• Tu assures la gestion et le suivi des contrats de notre site de La Hulpe, en étant le contact privilégié pour tous nos prestataires (sécurité, nettoyage, maintenance, etc.).
• Tu veilles à ce que nos installations soient toujours impeccables et conformes.
• Tu pilotes des projets d'envergure (réaménagement, déménagement, optimisation des surfaces) avec une vision stratégique.
• Tu gères les fournitures, les commandes et les services nécessaires au bon fonctionnement quotidien.
• Tu coordonnes les événements internes qui animent notre vie d'entreprise (dîners de fin d'année, réunions d'équipe).
• Tu es la clé de voûte de nos flux financiers en gérant les bons de commande, les créations de fournisseurs et en assurant la liaison avec la comptabilité pour le règlement des factures.

• Tu gères notre boîte mail dédiée à la flotte de véhicules et tu es l'interlocuteur privilégié entre nos collaborateurs et la société de leasing.
• Tu orchestres les nouvelles commandes, les changements de conducteurs et les fins de contrats, en assurant une fluidité irréprochable.
• Tu travailles à la mise à jour et à l'optimisation de notre "car policy".

• Tu gères l'agenda complexe, les réunions et les déplacements du Chief Strategy Officer (CSO) avec une organisation hors pair.
• Tu es le point de contact essentiel pour toutes ses relations internes et externes.
• Tu traites les notes de frais et tu gères toutes les demandes administratives, y compris les visas et ETA, pour un support sans faille.

• Tu organises et planifies agendas, réunions et voyages pour l'équipe du CSO à Paris, ainsi que pour d'autres collègues.
• Tu gères la création des bons de commande pour des projets stratégiques d'envergure.
• Tu apportes un support administratif complet, notamment pour les voyages plus complexes.

• Tu es le référent Voyages pour le Benelux, en apportant ton support de première ligne sur la plateforme Concur et en diffusant des informations clés à nos collaborateurs.

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