Executive Assistant to the Business Director

Functie

Voor een van onze klanten gevestigd in Evere zijn we op zoek naar een Executive Assistant to the Business Director.

In deze veelzijdige functie ondersteun je rechtstreeks de Business Director en speel je een centrale rol in de coördinatie van administratieve en operationele processen.

Jouw verantwoordelijkheden omvatten:

• Beheren van de agenda van de Business Director en het inplannen van vergaderingen
• Voorbereiden, coördineren en opstellen van documenten voor interne en externe vergaderingen
• Notuleren van vergaderingen en opvolgen van actiepunten
• Beheren van onkostennota’s en uitvoeren van diverse ad-hoc administratieve taken
• Verbeteren van interne procedures en beheren van gedeelde elektronische bestanden
• Verlichten van de dagelijkse administratieve en logistieke lasten van de Business Director
• Fungeren als Single Point of Contact (SPOC) voor nationale klanten accounts
• Coördineren van de dienstverlening en beheren van contracten met klanten, inclusief prijsbesprekingen
• Updaten van de orderportefeuille, verkoopindicatoren en andere commerciële rapporten
• Verzamelen en consolideren van marktinformatie over concurrenten en sectorontwikkelingen
• Voorbereiden van periodieke indexeringen in de schoonmaaksector
• Deelnemen aan transversale projecten zoals marketing, innovatie of facilitaire ondersteuning
• Bijdragen aan de implementatie en opvolging van het QHSE-beheersysteem (Kwaliteit, Gezondheid, Veiligheid en Milieu)

• Je hebt een bachelordiploma en minstens 10 jaar relevante ervaring in een gelijkaardige functie
• Je beheerst het MS Office-pakket perfect en communiceert vlot in het Nederlands, Frans en Engels
• Je marktkennis stelt je in staat om trends te herkennen en hierop proactief in te spelen
• Je bent een echte teamspeler met een passie voor samenwerking en ondersteuning
• Je staat open voor constructieve feedback en bent steeds bereid om bij te leren en jezelf te verbeteren
• Je beschikt over een sterk luistervermogen en speelt actief in op de behoeften van klanten
• Je communiceert duidelijk en overtuigend en weet anderen efficiënt te betrekken
• Plannen, organiseren en prioriteiten stellen zit in je DNA
• Je bent flexibel, discreet en empathisch, en je behoudt altijd een professionele houding

Wat kunnen we jou bieden?

Geïnteresseerd in deze functie?

Aarzel dan niet om contact met ons op te nemen via:

• telefoon op +32 486 90 93
• e-mail op brussels@vivaldisfinance. be

We kijken ernaar uit om van je te horen!