Lead Admin Coordinator – Quality & Education

Over Group-f

Binnen ons Quality & Education-team werken we dagelijks aan kwaliteit, audits, opleidingen en procesverbetering. We ondersteunen operationele teams in heel België en bewaken de kwaliteitsstandaarden van onze dienstverlening.

Om onze werking verder te versterken, zoeken we een ervaren administratieve professional die structuur brengt, overzicht bewaart en zorgt voor een vlotte administratieve opvolging binnen de afdeling.

Jouw rol

Als Lead Admin Coordinator ben je de administratieve spilfiguur van de afdeling. Je zorgt ervoor dat processen vlot verlopen, deadlines bewaakt blijven en dossiers correct opgevolgd worden.

Je zorgt ervoor dat opleidingen, audits, rapporteringen en administratieve processen correct en tijdig opgevolgd worden.

Je bewaakt deadlines, houdt overzicht over verschillende dossiers en ondersteunt het team bij de dagelijkse werking.

Daarnaast neem je de dagelijkse coördinatie op van twee Admin Q&E-medewerkers. Je verdeelt taken, volgt de voortgang op en zorgt ervoor dat administratieve registraties correct en volledig verwerkt worden.

Dankzij jouw gestructureerde aanpak verloopt de administratieve werking van de afdeling efficiënt en overzichtelijk.

Concreet sta je in voor:

• Coördineren en opvolgen van opleidingsadministratie
• Verwerken van inschrijvingen, attesten en certificaten
• Bewaken van opleidingsdossiers en registraties

• Voorbereiden en structureren van auditdossiers
• Opvolgen van actiepunten en deadlines
• Administratieve ondersteuning bij interne en externe audits

• Verwerken en opvolgen van rapportages
• Signaleren van trends en aandachtspunten
• Voorbereiden van overzichten en analyses

• Beheren van agenda's, vergaderingen en praktische organisatie
• Verwerken van facturen en administratieve documenten
• Opvolgen van bestellingen producten, materialen en bedrijfskledij
• Ondersteunen van collega’s bij uiteenlopende administratieve dossiers

• Bewaken van administratieve workflows
• Verbeterkansen detecteren en voorstellen formuleren
• Mee bouwen aan een efficiënte en toekomstgerichte werking van de afdeling

• Coördineren van de dagelijkse werkzaamheden van twee Admin Q&E-medewerkers
• Verdelen van taken en bewaken van prioriteiten
• Opvolgen van de kwaliteit en volledigheid van registraties
• Ondersteunen van collega's bij vragen en administratieve opvolging
• Signaleren van knelpunten en afstemmen met de leidinggevende waar nodig

Je komt terecht in een team dat sterk inzet op kwaliteit, opleiding en continue verbetering. Een omgeving waar initiatief gewaardeerd wordt en waar je een zichtbare impact hebt op de werking van de afdeling.

Wij bieden jou:

• Een voltijdse functie (40u/week)
• 12 ADV-dagen bovenop je wettelijke vakantie
• Een aantrekkelijk loonpakket in functie van jouw ervaring
• Maaltijdcheques en ecocheques
• Hospitalisatieverzekering (DKV)
• Eindejaarspremie en vakantiegeld
• Laptop en gsm vergoeding
• Cafetariaplan gericht op 4 pijlers: multimedia, vakantiedagen, pensioensparen en/of fietslease
• Een stabiele werkomgeving met ruimte voor initiatief en verantwoordelijkheid

Interesse?

Ben jij de ervaren administratieve kracht die overzicht bewaart, processen versterkt en een team mee vooruit helpt?

Solliciteer vandaag en versterk het Quality & Education-team van Group-f.

• Meerdere jaren ervaring in een administratieve of coördinerende functie
• Sterke organisatorische vaardigheden en een goed gevoel voor prioriteiten
• Een nauwkeurige en gestructureerde manier van werken
• Een proactieve ingesteldheid en hands-on mentaliteit
• Goede communicatieve vaardigheden en een professionele aanpak
• Een vlotte kennis van Outlook en MS Office
• Een sterke kennis van Excel is een plus