Responsable administratif(ve)

Plus spécifiquement, Iles de Paix soutient la transition agroécologique des systèmes alimentaires, qui lui apparait comme la voie la plus durable pour garantir le droit à l’alimentation pour toutes et tous ainsi que les droits des paysannes et des paysans.

Contrat : Temps plein - CDI

Responsabilités principales

Exercer au sein de l’unité Finances, Administration et Ressources humaines (UFARh), avec l’appui d’assistants administratifs/RH et de volontaires, et en bonne synergie avec l’équipe compta/finances et logistique, la responsabilité et l’exécution des activités administratives diversifiées relatives à l’association, aux biens et aux personnes ; Exercer la fonction de gestionnaire des plaintes intégrité conformément au Code éthique et de conduite de l’association.

La fonction est sous la supervision du responsable de l’unité UFARh.

L’administration du personnel siège (y compris volontaires permanents et stagiaires), Luxembourg et expatrié :

• Production et tenue à jour des templates RH (offres d’emploi, définitions de fonction, contrats, etc.)
• Appui au recrutement de nouveaux collaborateurs, y compris le personnel volontaire et les stagiaires (publication, screening des CV, planning des entretiens, etc.)
• Réalisation de tâches liées à l’entrée et à la sortie du personnel (contrat, induction, formation, etc.)
• Tenue à jour des dossiers du personnel (barèmes, contrats, suivi des mouvements, etc.)
• Organisation administrative des visites de terrain des collaborateurs à l’étranger
• Gestion des assurances liées aux personnes
• Gestion des subsides à l’emploi et à la formation
• Lancement de l’organisation et suivi des entretiens annuels
• Cartographie des besoins et élaboration du plan de formation, suivi et appui à la mise en œuvre

• Organisation de l’administration des bâtiments (gestion des bâtiments de Huy et Bruxelles, gestion des copropriétés, syndic, etc.) et du matériel, en collaboration avec le logisticien et des volontaires permanents
• Gestion des assurances liées aux biens immobiliers et mobiliers
• Gestion des véhicules de fonction
• Organisation du classement (électronique et physique) des dossiers et archives de l’unité

L’administration générale de l’association :

• Gestion des dossiers de succession : suivi des dossiers, correspondance avec les notaires et autres légataires, organisation des liquidations de succession
• Appui du responsable Intégrité dans le déploiement de la politique Intégrité
• Assurer le rôle de référent RGPD
• Gestion administrative des dons : supervision du traitement et encodage des dons reçus, en collaboration avec l’équipe comptable et les volontaires permanents
• Mise à jour de la base de données « donateurs » : suivi des retours de courriers postaux et encodage des modifications liées aux données des donateurs, suivi et traitement des demandes des donateurs. Ceci en collaboration avec des volontaires permanents
• Organisation et facilitation des travaux de traduction via un réseau de volontaires-traducteurs
• Appui à la rédaction ou relecture de contrats / conventions/ marchés publics / dossier d’obtention de subvention
• Coordination, rédaction et suivi de nouvelles procédures, notes ou politiques transversales
• Coordination de la permanence téléphonique de l’association
• Participation/ pilotage de projets de l’unité et/ou institutionnels

• Un contrat à durée indéterminée à temps plein ;
• Une rémunération en lien avec le secteur et votre expérience ;
• Des chèques-repas (après six mois), une assurance-groupe, un treizième mois, un remboursement des déplacements en transports en commun ;
• Un environnement de travail motivant ;
• Possibilité de télétravail (max. 2 jours / semaine).

• Formation de niveau universitaire ou formation de bachelier juridique et/ou RH ou expérience équivalente
• Une expérience pertinente dans un emploi similaire de minimum 3 ans
• Connaissances juridiques/légales : e.a. législation sociale, gestion des contrats, marchés publics, RGPD, successions, …. Disposé.e à développer ces connaissances.
• Très bonne connaissance "utilisateur" des logiciels informatiques usuels (Word, Excel, Powerpoint et Outlook). La connaissance d’outils CRM est un plus.
• Excellente connaissance du français (expression écrite et orale)
• Très bonnes connaissances de l’anglais. Des connaissances en espagnol sont un plus
• Bonne capacité à comprendre et traiter des informations chiffrées

• Intérêt pour la coopération internationale et motivation pour le secteur associatif
• Adhésion aux valeurs d'Iles de Paix et aux principes d’intégrité promus par Iles de Paix
• Discrétion et respect de la confidentialité
• Dynamisme, capacité d’empathie, esprit d’équipe
• Organisation et rigueur
• Autonomie, proactivité, orienté.e solutions
• Capacité d’adaptation, gestion multitâche
• Bonnes compétences communicationnelles et interpersonnelles
• Capacité à la gestion collaborative d’une petite équipe et de volontaires

• un CV de maximum 2 pages
• une lettre de motivation

Il sera envoyé par courriel à l'adresse jobs@ilesdepaix.org avant le 31 juillet 2025, avec la mention « Responsable administratif(-ve) » suivi de votre Nom et Prénom.

Votre candidature sera traitée en toute discrétion pendant le processus de recrutement.

N'oubliez surtout pas de faire référence au Guide Social lors de l'envoi de votre candidature : c'est déjà un gage de sérieux de votre part.